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塾の管理システムを導入する3つのメリット

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塾業界が抱える問題は多くありますが、中でも最も重要なものは講師の労働時間です。

塾の場合、講師の労働環境が悪いと、生徒や保護者にも大きな影響を与えるため、経営に及ぼす影響も大きくなります。

しかし、業界全体として管理システムの導入が遅れており、いまだアナログで教室管理をしている塾も少なくありません。

時代は完全にITの活用へ切り替わっています。

社会全体の変化のスピードも速いため、「自塾は大丈夫」なんて思うのは危険です。

そこで今回は、塾の管理システムを導入する3つのメリットをご紹介します。

1つのシステム導入で、あらゆる部分にいい影響が起こるのが「塾」です。

管理システムが不可欠な理由や、システム化による効率化がもたらすメリットを知り、ぜひ自塾の労働環境の整備をし、顧客満足度を高め、収益率のアップに役立ててください。

塾の管理はシステム化が不可欠

働き方改革、多様化するニーズなど、塾を取り巻く環境が大きく変化しています。

これに対応するためには、塾管理のシステム化が必要です。

今までのアナログ管理では、経営がうまくいかない時代に突入しています。

対職員、対生徒、対保護者、そして経営を円滑に進めるためには、システム・アプリの活用が不可欠です。

ここではなぜシステム・アプリの活用が当たり前になるかをご紹介します。

塾の管理はシステム・アプリの活用が当たり前に

限られた時間の中で最大効率を発揮するためにはシステム、アプリの活用は必須です。

これは、塾の規模で必要になるのではありません。

小さな塾であっても、システム・アプリの活用ができる塾は経営が安定します。

それは、時間効率が上がり、サービスの充実が図れるからです。

  • 一つひとつ手作業で時間をかけていた業務がワンクリックで終わる
  • 生徒の成績管理が自動で終わっている
  • 各種データの取りまとめをコンピュータが行ってくれる

これらは、現場の講師にはとてもありがたいことですよね。

今まで多くの時間を費やしていた部分を、現場の生徒の成績上昇、校舎管理に費やせるのです。

人材不足が叫ばれる塾業界。職員の働きやすさを整えるのは、経営における至上命題です。

そのため、システム・アプリをどう使いこなすかが、これからの塾業界を生き抜く上のポイントになります。

>>もう無視できない!塾システムがこれから必要となる理由とは

メリット①システム化で塾の運営が効率化

システム化によるメリットの1つ目は塾運営の効率化です。

現在は個別指導のニーズが高まっているため、生徒1人1人をよく見ているかどうかが塾の評価に大きく影響します。

そのため、システム化をすると、

  1. 生徒の個別管理による指導の効率化
  2. 授業報告・入退館通知による効率化

を図れます。

これらは大きなメリットなので、ぜひ把握しておいてください。

生徒の個別管理で指導の効率化

個別指導の大きな問題として、生徒個々の情報管理が挙げられます。

1人ひとり学力も違えば、授業の進捗も異なるため、管理だけでも大変です。

システムを導入すると、個々の授業の進捗状況や理解度などを一括管理できます。

1人ひとりの学力状態に合わせて、講師が授業内容を決めなくて済むのです。

システム化により、自動でやるべき授業内容が提示され、教材の準備の必要もなくなります。

効率化により、通常授業時に業務負担が減少する。

これだけでもサービスの質の向上に大きな影響を与えますが、システム導入による指導の効率化の最大のメリットは、繁忙期の業務量軽減です。

塾の繁忙期といえば、定期テスト対策や受験講座などが挙げられます。

これらは、個の学力状態に大きな差が生まれるため、準備にも相当な時間がかかりますよね。

教えるべき内容、範囲が多くなればなるほど、日頃から個の管理がどれだけできているかが重要となります。

これが人手に頼ったものではなく、コンピュータが自動に取捨選択してくれるのは大きなメリットです。

生徒にとっても、必要な内容だけを実施できるため、効率的に成績効果を狙えます。

授業報告・入退館通知による効率化

日々の授業報告は保護者へ安心感を与えるために必要です。

保護者へのコミュニケートを適当にしている塾は、いずれ悪評が広まり、信頼されなくなります。

手書きにこだわって、個々に授業報告を書いている塾も多いですが、これでは効率的ではありません。

生徒が多い教室ほど、負担が大きくなるため、優秀な講師にかかる負荷が大きくなります。

システムを導入してしまえば、授業報告は毎日行えますし、的確なアドバイスが可能です。

これが職員の時間を浪費せずに行えるのは大きなメリットですよね。

さらに今では入退館通知は大手を中心に多くの塾で採用されています。

入退館通知は、保護者の安心感を得るために必須のシステムです。

教室長がメールを飛ばす方式では、業務負担も大きいですし、ミスが生まれると塾評価のマイナスにも繋がります。

そのため、自動でできるシステム導入は必須なのです。

>>学習塾にIT化が不可欠な理由とは?遅れるほど差がつくIT化

メリット②システム化で塾の事務が効率化

メリットの2つ目は事務作業の効率化です。

現場で教える以外に、講師の事務による業務負荷は非常に大きいもの。

特に、

1.請求・収納

2.営業

は、講師たちも多くの時間を費やしてしまいます。

これらをシステムによる管理へ移行すると、効率化が図られるのです。

そして、現場の講師の業務負荷の軽減に大きな効果をもたらし、サービスの質の向上へと繋がります

請求・収納管理機能で効率化

毎月の月謝請求、入金確認だけでも大変な業務です。

しかし、塾の場合、期別講座やテスト対策、受験講座など様々なオプションがつくもの。

特に繁忙期の請求・収納管理はミスも起きやすく、慎重にならざるを得ません。

他業種の場合は、事務員が行う場合が多いです。

しかし、塾では教室長が行うケースがほとんどでしょう。

そのため、教室長の業務負荷が大きくなる理由の1つが請求・収納管理です。

これらがシステム管理されていると、教室長の業務負荷は軽減されます。

取るコマを入力するだけで、自動で月謝が算出されるシステムがあれば、かなりの時間を浮かせるでしょう。

また、引落がされていなかった場合の追跡もシステムで対応できます。

さらには、これらがデータとして蓄積できるため、翌年以降の営業のデータとしても使えるため、請求・収納管理のシステム化はメリットが大きいです。

営業管理ツールで効率化

塾の営業は大きく2つで、対内部と対外部です。

内部に対しては、特に個別指導のプラスコマの提案でしょう。

生徒の学力に合わせて適切なコマを提案するのは、保護者の信頼感にも繋がります。

特に、期別講座時は塾も稼ぎ時なので、コマの算出には多くの時間を費やすもの。

これらが、過去のデータを基に算出できたり、システムが生徒に合わせて自動で選んでくれれば教室長は大助かりです。

通常授業との一貫性をもたせられるため、生徒、保護者が断る率も減るでしょう。

外部に対しては、各学校のデータ管理や入塾・退塾が多い月、地域のニーズなどを読み取るのに便利です。

顧客の質は地域によって異なりますが、年によって大きな差は生じません。

そのため、システムをしっかりと構築できれば、毎年安定的な募集が見込められます。

>>塾の事務作業をシステム化して生産性向上!効率化と労働環境を実現

メリット③アプリの活用で生徒・保護者と円滑なコミュニケーション

最後の大きなメリットとして、アプリの活用によるコミュニケーションの円滑化があります。

現代は、塾の先生と生徒、保護者もコミュニケートを密に取る時代です。

塾が第二の学校ではなく、第二の我が家と感じている生徒も多く存在します。

講師と生徒、保護者とのコミュニケートの円滑化は、そのまま塾の強みとなるため、これらのツールは必須なのです。

メッセージ・掲示板・回覧板の活用で効率化

生徒や保護者個人とのメッセージのやりとりはもちろん、教室ごとの掲示板や回覧板も非常に有効的な手段です。

個々とのメッセージのやりとりは、個の結びつきを強くさせ、信頼感を構築します。

掲示版は塾の雰囲気を演出できるツールのため、保護者の安心感にも繋がる可能性が高いです。

外部に閲覧権限のみを与える仕様にすれば、塾のアットホームな雰囲気をアピールできますよね。

また、塾からの連絡として回覧板の利用はとても有効です。

手紙として生徒に「親に渡してね」と言っても、親に渡らないケースは非常に多いもの。

塾からの連絡が保護者にきちんと伝わるのは、保護者のストレス緩和にもつながるため、不要な退塾を防ぐきっかけにもなります。

まとめ

塾の管理システムを導入すると、様々な部分で大きなメリットを享受できます。

システム導入は、生徒のため、保護者のため、講師のため、経営のため。

動機はどれでも問題ありません。

1つのシステム導入が様々な部分に作用するのが、「塾」という業態の特徴でもあります。

塾は経営者、講師、生徒、保護者がすべて繋がっている仕事です。

1つの効率化が他にもいい影響を及ぼすため、短時間で改善が見込めます。

そして、現場でその効果を実感しやすい点もメリットです。

コロナの影響で、IT化、効率化が一層叫ばれるようになった現代。

これから先、厳しい塾業界を生き抜いていくためにも、経営者の方はぜひシステムの導入を検討してください。

そして、塾に関わるすべての人を幸せにできる管理体制を整え、地域に根差した温かい塾を作り上げていきましょう。

 

>>もう無視できない!塾システムがこれから必要となる理由とは

 

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