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自塾の成績不振を把握する必要性!先手を打つ大切さとは?

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成績上昇が塾の使命ではありますが、塾生全員の成績が上がり続ける塾はありません。

どの塾も、成績を上げるために躍起になって対応しますが、成績不振の塾生はテストごとに必ず現れます。

そのため、成績を上げる方法を模索するとともに、成績不振への対応をいかにするかを考えなければなりません。

成績不振者への対応が、他の塾生の成績効果に現れる事例もあるのです。

さらに、成績不振者への対応が悪いと抑えられる退塾も抑えられません。

そこで今回は、成績不振の教室を把握し、先手を打つ大切さについてご紹介します。

会議のポイントやデータ収集の実情、塾長が常に正確な情報を把握する方法やおすすめのシステムについてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

会議だけでは成績不振の本当の理由は見つからない

成績不振への対応について、研修や会議などの話し合いがもたれるケースは多いです。

これは、塾の規模が大きくなるほど顕著に表れます。

しかし、会議をしているだけでは成績不振の本当の理由は見つかりません。

それは、下記の2つが必要だからです。

  1. 会議で集まるのは結果情報のみ
  2. 成績を上げる指導のノウハウ化が必要

基本の幹をしっかりさせることで、現場という葉が生きてきます。

そのため、まずは成績効果を与えるための幹を育まなければなりません。

会議で集まるのは結果情報。その結果に至る対策過程の見える化が重要。

定例会議の中で、各教室の成績情報を議題に上げても、あくまで教室ごとの結果が出そろうだけです。

そして始まるのは、成績上昇できなかった理由や言い訳の羅列。

厳しい言い方になりますが、これだけで終わってしまう塾や管理者は結構多いです。

これは、報告書でも同じでしょう。

  • どのような対応をしてきたか
  • どのようなスケジューリングで動いたか
  • なぜ対応しようとしたか
  • 対策過程の詳細な情報(出来、理解度、生徒の様子など)

大切なのはこのように、いつ・誰が・誰に・何を・どのようにしたのか。

その結果どうなったか。そして、日々の結果を受けて何を改善したか。

これらを伝えなければ、ただのテスト結果の批評で終わってしまいます。

理由や言い訳は、下がったという事実さえあれば必要ないのです。

そして下がった事実は、システムによりリアルタイムで把握できます。

つまり、多くの塾で行われている会議だけでは何も生産性がなく、結果を出せない塾へと悪循環に陥ってしまうのです。

成績を上げる指導をノウハウ化し、講師研修で徹底しているかどうか。

対応の過程を見える化するとともに、成績を上げるために指導のノウハウを伝える仕組みも塾には必須です。

ある講師は成績を上げられるが、別の講師は上げられない。

これでは塾は成立しないのです。

決して成績を上げられない講師をつるし上げるのが目的ではありません。

成績を上げる方法をノウハウ化することで、生徒も講師も誰もが得をするのです。

成績が上げられない講師は、さぼってるわけではなく、ノウハウを理解していないだけだとも言えるのではないでしょうか。

このような講師に対して、研修を通じて徹底的に指導法を教えていくのは塾の未来に繋がります。

そのため、成績が下がった理由探しをするだけでなく、下がった事実から対応の過程を紐解き、効果的な指導法を伝える。

結果、成績を上げられる講師を育成する文化が必要になるのです。

>>自塾の生徒の成績がなかなか上がらない!原因の特定と改善方法とは

現場は忙しく詳細なデータ収集は困難

成績を上げるためには、データ収集は絶対に必要です。

生徒の成績やテストに関するデータや情報は、多ければ多いほど効果的な指導へと繋がります。

しかし、実際には、そのようなデータ収集ができていないのが実情でしょう。

  1. 日常業務で得られるデータは少なすぎて足りない
  2. 成績下降者の情報共有がスムーズに行われず、対応が後手になる

もちろん、講師の指導法やスキルによるものもありますが、組織という目線から見るとこの2つが課題と言えるでしょう。

日常業務で得られる少ないデータでは足りない(定期テストの結果を集めるだけで精一杯)

成績効果を与えるのが塾の使命ではありますが、実際の塾の日常業務は成績効果に関係のない業務が多いです。

もちろん、カリキュラムやプリントの作成、座席作成、成績データや月謝の入力・管理など、どれも塾の運営には欠かせない業務でしょう。

結果的に生徒の成績効果に繋がるものもありますが、成績を上げるために必要なのはやはりデータです。

多くの塾では各学校の定期テストの結果を収集していますが、それだけでは足りません。

例えば、定期テストを例に挙げると、以下のようなデータがなければ効果的な指導は生まれません。

  • テストの回収
  • 出題傾向の把握(各学校ごと)
  • 自塾のウィークポイント
  • 生徒個々の失点箇所
  • 過去問との連動制
  • テスト内容と指導内容のすり合わせ

やっている塾でも、テストを回収して終わりになっている塾は多いでしょう。

それ以上先は、各講師の裁量に任せてしまっているケースは非常に多いです。

うまくいっていないオペレーションの業務フローでは、多様化するニーズに対して、的確な指導を行うためのデータが完全に不足しています。

そのため、システム導入により、より早く、正確に、詳細な情報を得られる体制を整えなければならないのです。

成績が下がった生徒は上司に報告しにくい。結果として対策が後手になる。

成績が下がった生徒の情報共有はかなり後手になります。

成績ダウン=失敗なので、部下としても上司に報告しにくいでしょう。

中には、順位が出るまで報告しない方もいらっしゃいます。

順位が下がった事実が確定するまで報告が上がらないのは、間違いなく保身のためです。

生徒を第一に考えるならば、下がる可能性がある時点で即報告するでしょう。

しかし、講師も一人の人間です。

誰もがそのような強い意志や精神力を持っているわけではありません。

むしろ、下がる可能性がある時点で報告、相談できる講師が素晴らしいのであって、できない講師がダメというわけではないのです。

そのため、風通しが悪くなり、報告がどんどん遅れ、対応も後手になります。

退塾の報告で成績不振が発覚するケースは非常に多いですよね。

現場も日々、動いており、多忙を極める塾だから仕方のないことかもしれません。

しかし、成績を上げるためには、成績ダウンの報告は絶対に必要です。

そのため、管理側としては各教室の成績情報を、人為的な報告なしに把握する術を考えなければなりません。

>>塾システムを比較!学習塾が選ぶべきシステムとは?

システム化で常に正確な情報を把握する

成績不振をきちんと把握するのは、成績を上げるためはもちろん、退塾を防ぐためにも必要です。

退塾はその子への指導のチャンスを失うこと。

つまり、伸ばす機会を失ってしまうのです。

言うことを全く聞かない生徒なら仕方ないケースもありますが、素直で、指示にきちんと従う生徒が退塾になってしまうケースも多いです。

それは、正確な情報が伝達されていないからでしょう。

塾長が常に正確な情報を把握するためには、システム化は必須です。

塾長が正確な情報を把握することで、以下の3つのメリットがあります。

  1. 先手の対応ができる
  2. 成績低下の要因を探れる=的確な対応ができる
  3. 講師全員に塾長の方針や施策を共有できる

今後システム化の流れはますます強くなるでしょう。

先手先手の対策が問題を解決するポイント

生徒対応、保護者対応は先手を打たなければなりません。

これは、成績不振の対応はもちろん、すべての対応に通じる大原則です。

生徒や保護者から言われて動くでは遅く、発覚したときには時すでに遅しというパターンは多くあります。

特に成績不振の場合は、塾よりも先に保護者が知っているケースが多いです。

そのため、対応の出発点から後手対応になる可能性が非常に高いと言えます。

テストが終わって一段落するのは生徒だけです。

講師はテストが終わってからこそ、本領発揮しなければなりません。

特に塾長は塾の責任者ですから、テスト後の対応は必須です。

成績低下の要因!成績以外の面談回数・連続欠席・家庭環境等の情報を収集する

生徒は日々、様々な状況の中で過ごしています。

  • 学校でいじめにあっている
  • 友達や親とケンカした
  • どれだけ勉強してもできるようにならない
  • 部活でヘトヘト
  • 先生や親に怒られた

講師や学校の先生、親でさえも把握しきれない場合が多いのではないでしょうか。

ちょっとした仕草や表情から、これらを早期に発見し、解決できる講師の方もいらっしゃいます。

しかし事実が発覚してから気づくケースが多いのが大半です。

退塾もある日突然ではなく、必ず退塾前にサインがあります。

それを見落とさないためには、成績はもちろん、面談回数や欠席管理、家庭環境等の情報を集約しなければなりません。

ですが報告がきちんとされない塾ではそれも難しいでしょう。

気づける状態を意図的に作ることで、抑えられる退塾は多いです。

塾長の方針や施策を講師全員に情報共有する仕組みが必要

生徒の成績を上げるためには、職員や講師全員が一枚岩にならなければなりません。

全員が同じ目的に向かって足並みをそろえなければ、指導される生徒が困ってしまいます。

ある先生は厳しく指導し、別の先生は甘やかしてしまう。

このような状態は、講師同士のコミュニケーションが不足している際に起こりがちです。

これを避けるためには、塾長の方針や施策が講師全員に共有されていなければなりません。

そして、そのためには、塾長にすべての情報が集約させる体系が必要です。

細部にわたる情報が塾長の下に集まり、塾長からすべての具体的な指示が出る。

その指示を講師全員が指示通りに行い、結果報告をきちんと行う。

このような体制が整っている教室は非常に強いです。

結果的に講師のモチベーションも上がり、教室の雰囲気がどんどん良くなり、結果も出やすくなるでしょう。

指示を全員が共有し、実行できる組織作りは今後の塾業界でも必要になります。

その体制を整えるためにも、情報やデータの管理・集約をきっちりと行わなければならないと言えるでしょう。

>>塾の事務作業をシステム化して生産性向上!効率化と労働環境を実現

ビットキャンパスEXでシステム化を始めよう

成績不振を管理するためには、塾長に状態や結果など含めた情報が集約する体制が必要です。

しかし、前述の通り、なかなか報告が上がってこず、上側の指示が出しづらく、現場の講師の力量に委ねられている現状があります。

この状態を打破するには、システム化は避けて通れません。

しかし、システムは自社制作するとかなりの費用と時間を費やしますし、本当に塾に合ったシステムを選ばなければ、効率は低下してしまいます。

そこでおすすめなのがビットキャンパスEXです。

現場経験者が作り上げたこのシステムには様々コンテンツがあります。

  1. 生徒情報管理で定期テストや模試などの成績をクラウドで一元管理可能
  2. ボタン1つで成績下降生徒を自動抽出可能
  3. グラフ付き成績帳票を自動出力可能

成績管理関係ではこうした3つが特徴的です。

他にも学習管理や業務軽減のコンテンツもあるので、ぜひ覗いてみてください。

>>ビットキャンパスとは?塾が開発した塾のためのシステムをやさしく解説

生徒情報管理で定期テスト・模試・通知表の成績をクラウド上で一元管理

ビットキャンパスEXでは、定期テストや模試、通知表の成績をクラウドに保存します。

これまでの学習塾では、これらをExcelにまとめるケースが多かったのではないでしょうか。

小規模の塾では、業務軽減の観点から手書きのカードへ生徒に記入させ、パソコンなどに保管しないところもあります。

これでは、労働環境の改善はしようがありませんよね。

さらにはパソコンで保管していても、テストの種類ごとにまとまっていたり、生徒ごとに入力し保存してあるケースもあります。

この場合、データ量が膨大になるため、見たいときにすぐに見れません。

閲覧するのにも労力がかかるため、どうしても後回しになり、日ごろから成績を見て覚える、把握する習慣も付きにくいでしょう。

ビットキャンパスEXでは、クラウドで一元管理できるため、いつでもどこでも成績情報を確認できます。

塾長が休みの日に緊急対応が必要な場合でも、成績データを部下に確認せず、自分で見られるのは大きなメリットです。

マネジメント機能でボタン一つで成績下降生徒を自動抽出。

ビットキャンパスにはマネジメント機能があり、ワンクリックで成績下降生徒を自動抽出できます。

成績カードやExcelへの入力の場合、1人ずつ確認しなければならないため、かなりの時間が必要です。

生徒数が増えれば増えるほど、その作業は大変になるため、力のある講師の業務時間を圧迫していきます。

  • 残業が増える
  • 疲労がたまる
  • 業務、授業の質が落ちる
  • 退塾、退塾候補生が増える

こうした本来取れるはずの業務時間が確保できず、といった悪循環に陥っていくのです。

生徒数が少ないうちは、自力で対応できるでしょう。

しかし、60人、80人、100人と生徒数を増やしたり、教室展開を考えている場合には、いずれ限界が訪れます。

  • 職員が使いこなせるようになるまでの時間
  • 生徒や保護者への通達
  • 上側へのシステム活用の伝播

大変になってからシステムを導入しても、少し遅いのかもしれません。

なれるまでにはある程度の時間が必要です。

やはり、変化を好む方とそうでない方がいるので、システム導入にはタイミングがあります。

現在は、新型コロナの影響もあり、デジタル化への抵抗感が薄まっているため、ベストなタイミングと言えるでしょう。

マネジメント機能で、ボタン一つでグラフ付き成績帳票を自動出力し、面談で保護者にアピール。

塾の運営において、保護者へのアピールは絶対に必要です。

上手に保護者に伝えていけば、地域の口コミとして広げてくれる親も少数ですが絶対数はいます。

しかし、生徒への指導が中心となって、保護者への対応が甘い塾は多いです。

保護者にとって必要なのは、安心感。

お金を出して、サービスを受けるのは子供であるとともに、すぐに結果が出にくい塾であるため、常に不安を抱えるケースが多いです。

面談や電話等、口頭で伝えても、百聞は一見に如かず。

やはり目に見える形でなければ、本当に安心はできないでしょう。

しかし、個別の帳票を準備するとなると、これまでのアナログ式では業務不可がものすごく大きくなります。

これがビットキャンパスEXなら、

  • 成績入力も簡単
  • 結果出力はボタン1つ
  • 帳票で目に見えるので保護者も安心できる

と、メリットばかりなのです。

業務負担を減らしつつ、顧客にアピールできるシステムなので、これからの時代にマッチしているシステムですよ。

>>学習塾にIT化が不可欠な理由とは?遅れるほど差がつくIT化

まとめ

成績不振の把握は、退塾防止はもちろん、成績を上げるために絶対に必要です。

テスト後はもちろん、日ごろの指導や生徒の様子から、成績不振の芽を摘んでいかなければ先手の対応はできません。

いかに先手の対応をするかが、塾を繁栄させるためのカギです。

塾長に情報を集約し、具体的な指示が出せる状態にし、指示に対して講師が一丸となって行動する組織づくりは、激化する塾業界を生き抜く上では必要でしょう。

アナログ式では良質なサービスを提供できても、職員への負担が大きくなります。

生徒や保護者を繋ぎとめるために、職員が退職してしまっては元も子もないですよね。

そこでシステムの導入が必要になるのです。

現在は様々なシステムがあるため、自塾にあったシステムを採用しなければなりません。

特に塾業界未経験のエンジニアが作ったシステムもあるので、導入の際は必ず比較をするようにしましょう。

ビットキャンパスEXは、塾のためのシステムです。

実際の現場で困ったことや塾の業務をサポートする機能が組み込まれています。

システム導入をお考えの方や、気になる方はぜひ一度覗いてみてください。

 

>>ビットキャンパスとは?塾が開発した塾のためのシステムをやさしく解説

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