手作業からの脱却！塾の請求・入金管理をシステム化しよう

塾講師の業務は他業種に比べると、一人辺りが受け持つ業務量が多い傾向があります。

プリント準備やカリキュラム作成、保護者や生徒対応など、授業以外にもたくさんの業務がありますよね。

こうした様々な業務の中でも経理業務に現場の講師が携わるケースが多いです。

他の会社であれば経理が担当する部分でも、現場の講師が行わなければならない場合は多いでしょう。

そこで今回は現場の負担となりやすい、塾の請求・入金管理のシステム化による効率化についてを考えてみたいと思います。

請求・入金管理の現状や手作業で行う問題点、システムを取り入れるメリットについて把握しましょう。

働き方改革やリモート化など、塾業界ではこれまでの業務管理が通用しなくなりつつあります。

少しでも早くITを取り入れ、生産性の高い仕事を追求したいですね。

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塾の請求・入金管理はとても大変な仕事

多くの学習塾では請求・入金管理を現場の講師が兼任しているケースが多いです。

経理処理に不慣れであってもこなさなければならないため、苦手と感じる方も多いでしょう。

つまり、苦手分野の仕事でも行わなければならない状況なのです。

不得手な分野でミスが許されない状況だと、スピードが遅くなったり、思わぬミスが生まれたりと効率的とはいえません。

この状態を変えなければ、職場環境の改善はできないでしょう。

特に請求・入金管理が煩雑な理由としては以下が挙げられます。

これらをシステム管理化するだけでも、現場の講師の負担を大幅に軽減できるでしょう。

割引プランを増やせば増やすほど請求・入金管理は複雑化

学習塾の割引プランは種類が多いです。

このように時期やタイミングに応じて様々な割引があり、経理系の作業が複雑になりやすいです。

また受講科目に関しても教科数、コマ数に応じて割引がなされる場合もあり、複雑化に拍車がかかります。

これらを現場の講師が1つ1つ手作業で行うのには限界があります。

この状態は、教室の人数が多くなればなるほど大きな負担になるのです。

これでは、成果を残している者が大変になり、企業として健康的であるとは到底言えません。

抱えている生徒数が多いほど、企業にとっては優秀な人材のはず。

昔はこの状態が当たり前でも、現代は退職の選択肢が昔と比べて容易に取られる時代です。

もちろん、豊富な割引プランは顧客獲得のためには欠かせません。

そのため、割引プランを多く準備するためにも、経理関係のシステム化は必須と言えます。

退塾・休塾のタイミングに要注意

退塾・休塾処理は社内でルールが適用されている場合が多いです。

たとえば「退塾は25日までの申請は可。それ以降の申請は翌月末扱い」、「休塾は翌月分の学費は引き落とし、復塾時の学費に充当」など、例外的な処理がなされます。

社内のルールを顧客が承認してくれればよいですが、中には申請日を過ぎても月内での処理を迫るご家庭もあるでしょう。

このような申請に対して「ルールだから」「規定に書いてあるから」とだけ対応していると、不満をもたれる恐れもあります。

そのため「申し出があれば受ける」という形をとる塾が多いです。

ここでミスが生まれてしまいます。

退塾・休塾申請は各教室長からの申請が基本です。

仮に教室長が申請を忘れてしまった場合、学費の引き落としは止められません。

顧客としては「伝えたことが伝わらない塾」とレッテルを貼られてしまいます。

そうなると地域に根差した教育を行う塾としては大きな損害になりますよね。

人に依存したシステムでは、こうしたミスは止められません。

やはり、ITでのシステム化により、ミスを未然に防止する動きが必要になるでしょう。

塾の請求・入金管理を手作業で行う問題

現場の講師が請求一覧を作成し、入金管理を行う場合について考えてみましょう。

このような状況での手作業による請求・入金管理は、ミスが生まれやすいだけではありません。

このような問題も発生してしまうのです。

事務作業と請求作業に時間を取られる

請求時には下記のような作業が発生します。

請求前にこうした膨大な事務作業が必要となりますよね。

一覧表を作成する前に、個々の生徒の翌月のカリキュラム確認や退塾、入塾処理などがあるため、非常に複雑な作業を強いられているのではないでしょうか。

これらを現場指導を行いながらこなすため、ミスが起きやすいのは必然と言えるでしょう。

学費の内訳も個々のプランに応じて複数に分かれるため、1つ1つの確認作業に時間がかかります。

毎月決められたタイミングでの業務なのであたり前と感じる方は多いでしょう。

しかし、本来はこうしたお金に関する処理を行うのは簿記の知識を持つ経理担当者です。

仮に請求処理が現場の講師の手から離れたらどうでしょうか。

指導に対して使える時間が増えるため、よりより指導ができる可能性が高まるでしょう。

時間は限られているため、現場の講師がより現場に迎える体制を整えることは必要不可欠です。

業務の役割分担を行うか自動化を進めることで指導への専門性を高めなければ、激化する学習塾間の競争に取り残されてしまう恐れがあるのです。

事業の運転資金を圧迫する

請求・入金管理を手作業で行う場合、誰かが必ず最終的な管理と申請をしなければなりません。

それが経理の担当者になることが理想なのですが、複数教室を展開する場合、1人の事務員で対応できる数には限りがあります。

そのため、複数人の事務員を雇っている企業も多いでしょう。

しかし、事務員は売上を生まないバックヤード業務です。

現場の講師が生徒1人を獲得したり、翌月以降の顧客を勝ち取ることで売上になるのです。

もちろん、事務員の存在は大切で、経理処理以外にも様々なサポート業務を行ってくれます。

しかし、それらも含めてITで効率的に行う必要があるのです。

ITツールは事務員を1人雇うよりもコストが安く、ミスも起きにくく、雇用上での調整もありません。

また、1つシステムを導入すれば、教室数が増えてもあまりコストをかけずに対応が可能です。

運転資金の圧迫を防ぐ面でも、マンパワーによる手作業からの脱却は学習塾経営のポイントと言えます。

塾の請求・入金管理はシステムで一元化・自動化する

塾は現場での指導が生命線ですから、指導の準備にかける時間はとても大切でしょう。

業務時間は限られているため、生徒を指導しつつ、その準備をするだけで精一杯なのではないでしょうか。

だからこそ請求・入金管理もシステム化し、業務の圧迫を防ぐ必要があるのです。

請求・入金管理をシステムで一元化・自動化するメリットはこんなことが挙げられます。

従業員の負担を減らすだけでなく、会社としてのメリットも大きいので、ぜひ取り入れたいですよね。

5M（ムダ・ムリ・ムラ・モレ・ミス）が減る

塾の請求・入金管理を手作業で行う場合、5Mが起きやすいです。

専門でない人材が経理作業を行う場合、必要以上に時間が取られてしまうのが常です。

また、教室長1人ですべての請求・入金管理を行うことでミスが生じるために、こうした業務を複数人で行う場合が多いでしょう。

バックヤード業務で個々の業務時間が削られる状況は、会社にとって良いこととは言えません。

常態化すれば、こうした雑務を「仕事」と認識する従業員も出てくるでしょう。これは問題です。

また、人為的な作業になるほど、5Mはどんどん増えていきます。

ですがシステムで一元化し自動化することで、5Mの問題を解決できるでしょう。

請求・入金管理の業務時間の削減が可能なのです。

もちろん、教室長の管理が必要な部分もありますが、必要時間は大幅に削減されます。

5Mを削減し、現場に集中できる体制であることは、従業員側から見ても魅力的なので、従業員の確保もしやすくなる副次的な効果もあります。

時間を有効な業務に充てられる

請求・入金管理のシステム化により、従業員の業務量はかなり減ります。

その減った時間を別の業務に充て、より高品質のサービス提供に繋げるのです。

塾での欠かせない業務は下記のような物以外にもたくさんあります。

しかし、これらの準備だけしていればいいわけではありません。

あらゆる研修の充実も、現場の品質向上には必要です。

など、現場ですぐに生かせるスキルの研修も品質向上に繋がります。

他にも下記のように募集戦略、退塾防止などに使える時間も必要です。

システムは使い方次第で膨大な時間を生みます。

まだほとんどを手作業で完結している会社であれば、業務体系を大きく変革させる起爆剤となるのです。

税理士等とのやりとりが楽になる

システム導入により、税金などの申告、融資交渉などで必要な経理処理もかなり楽になるでしょう。

手作業時では、月ごとのデータをまとめなおし、集計しなければなりません。

期末になるたびに忙しくなるのは、これらの作業が必要になるからです。

基本的にデータを提供すれば、税理士などプロが後の処理はしてくれます。

しかし、手作業の場合は税理士さんにデータを渡す前の段階で時間がかかるのです。

システムであれば月ごとのデータはもちろん、集計も行ってくれるため、いつでもデータを渡せます。

税理士が作成した年間データとの照し合せも容易にできるため、経理処理の業務負担がかなり減ることは間違いありません。

そうなると、経営者として別の業務を行える余裕も生まれますよね。

このように、システム化によるメリットは従業員だけでなく、経営者にも実は大きいのです。

システムによっては、塾の業務全般をカバーしているものもあるため、自社に最適なシステムを選ぶようにしましょう。

塾の請求・入金管理まとめ

請求・入金管理は工数が多く、ミスが発生するだけでも修正に手がかかるため、お金を直接生みはしないものの重要な業務です。

こうしたお金に関わる業務のシステム化により、従業員、経営者の業務削減はもちろん、コスト面でも大きなメリットが得られます。

ただし、請求・入金管理だけのシステムを導入するのはおすすめできません。

塾にはさまざまな業務があり、互いに密接に関わり合い、それぞれのデータを相互利用し、効率化するべきだからです。

時代も大きく変わってきているため、塾にあったシステムを導入し、業務状態を一新させられれば、求職者にとっても魅力的な環境になるでしょう。

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