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塾内のシステム化・IT化がセキュリティ面でも有用な理由

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新型コロナの蔓延がきっかけとなり、塾業界でもシステム化・IT化が推し進められるようになりました。

しかし、小〜中規模の塾では、まだまだシステム化・IT化が進まず、従来の運営方法から脱却できていない塾も多いです。

熾烈を極める学習塾業界で生き残るためには、新しいものはどんどん取り入れなければなりません。そのうちの1つがセキュリティ管理です。

大半の企業がPCなどをフル活用するようになった今、サイバー犯罪や情報漏洩、不審者の侵入など、現在ではオンライン・オフライン問わず何が起こるかわかりません。

そこで今回は、塾のシステム化・IT化がセキュリティ面でも有用な理由をご紹介します。

セキュリティ対策のポイントやアナログ管理のリスクについてお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

自塾のセキュリティ対策は万全ですか?

とくに根拠がないまま「うちの塾は大丈夫」と考える経営者は多いものです。

そんなこと起きるわけがない、と思っている時こそ起きるのが現代社会。

これまで様々なニュースで、信じられない事件や事故を目の当たりにしていますよね。

そのような問題が、自塾にいつ起きてもおかしくはないのです。

まず、自塾ですぐに取り掛かれるセキュリティ対策としては次の2つがあります。

  1. 情報漏洩を防ぐ
  2. 教室内の監視カメラ設置

情報漏えいは取り返しのつかないケースを招くことも

どの業種でも情報漏えいには細心の注意が払われています。

塾の情報といえば、生徒の個人情報や成績結果がメインでしょう。

これらが漏えいしてしまうと、生徒や保護者からの信頼が落ちるのは言うまでもありません。

様々な情報が周囲に知られてしまうことで、最悪の場合は下記に起因する大問題が起きる恐れがあります。

  • 生徒の身の危険
  • 不登校の助長
  • いじめの発生

塾の成績管理は、杜撰に行われている塾も多いです。

  • 成績に関わる情報が教室内に置かれたまま
  • 成績回収後の枚数チェックの漏れ
  • 塾内テストを後ろから前に渡す形での回収

このように、情報漏えいがいつ起きてもおかしくない状態ではありませんか?

特に若手の講師は、業務や指導に追われるあまり、結果的にずさんになるケースも多いです。

起きてしまってからでは遅い情報漏えいを、未然に防ぐためには対策を立てなければなりません。

教室内の監視カメラ設置も有効

成績記入用紙の放置で起こる情報漏えいは、教室内での発生ケースが多いです。

紛失してしまった場合、謝罪では済まないと心得ている講師の方も多いでしょう。

こうした不測の事態のために、教室内での監視カメラの設置も情報漏えい防止のために有効です。

全員がしっかりやっていれば…ではありません。

経営者の目線、管理者の目線では、限りなく100%に近い状態で起きない仕組みを作らなければならないのです。

また、学習塾内でも不審者の侵入や窃盗(物が無くなる、お金が取られる)ケースもあります。

セキュリティが万全でない場合、犯罪が起きても犯人が特定されず、泣き寝入りとなってしまうのです。

このような塾に、保護者は安心して子供を預けられるでしょうか。

中には、入口の施錠をせずに授業を行っている塾もあります。

こういった気の緩みが、大事件へと繋がるケースは少なくありません。

そのため、不測の事態のためにも、監視カメラの設置はいずれ避けては通れないセキュリティ対策の1つになるのではないでしょうか。

アナログ管理をする塾はまだ多い

システム化、IT化が進んでいるといってもまだまだ大手に限定される傾向が強いです。

もちろん小規模~中規模の塾でもシステムの導入は進んでいますが、圧倒的にアナログ管理が主流の塾業界。

ここでは、アナログ管理で起こりうるリスクについてご紹介します。

特にデータ関係でのリスクは以下の点が大きいです。

  1. 書類のファイル管理の持ち出しリスク
  2. USBフラッシュメモリでデータのやりとりをするリスク
  3. プリントアウトした紙の持ち歩き

書類のファイル管理の持ち出しリスク

書類やファイルの持ち出しは、車上荒らしや置き忘れなどのリスクがあります。

どちらも情報漏えいに直結するリスクが高いです。

車上荒らしや盗難は、発生する場合は防ぎようがありません。

各教室では、授業が終わると直帰する場合が多いため、車の中に放置した際に被害に遭うケースが多いです。

企業として内部の情報が漏えいしてしまうこと自体が大問題ですが、

  • 生徒の成績や個人情報
  • 塾内テストの問題や答案、結果
  • 外部模試の問題

など、流出してしまうと取り返しのつかないものは多いです。

また、自塾で作成した教材も、PCに保存せずにファイル管理していた場合、二度と使えなくなってしまいます。

そのため、書類のファイル管理はもちろん、持ち出しが不要な体制を整えた方がいいのです。

USBフラッシュメモリでデータをやり取りするリスク

夜遅くまで授業のある塾では、自宅に仕事を持ち帰るケースも少なくありません。

教材や塾内テスト、成績データなどをフラッシュメモリに入れて持ち帰り、自宅で処理をする方も多いでしょう。

フラッシュメモリで一番恐ろしいのはウイルス感染です。

自宅のパソコンのセキュリティが甘い場合、フラッシュメモリを通じて会社のパソコンにウイルスが侵入するリスクがあります。

データの抜き取りはもちろん、削除されたろ外部からのアクセスを許してしまったりと、被害の拡大リスクが高いでしょう。

生活リズムも乱れやすい塾業界では、自宅で残務を行う方は多いでしょう。

また、職員が退職した際に、塾のデータを持ち出してしまう危険性もあります。

現在ではリモート勤務も増えたため、自宅のパソコンのセキュリティも強化はされています。

ですがそのうえで個人でのデータ持ち出しを禁じることが、企業を守ることにもつながるといえるでしょう。

プリントアウトした紙の持ち歩きも情報漏洩につながるケースが多い

教材や各種データをプリントアウトして校正を行う業務も多いのではないでしょうか。

業務時間内に終えられず、残務を自宅に持ち帰った経験のある方はかなり多いでしょう。

情報漏洩の意識が低いと、成績データをごみとして捨ててしまったり、シュレッダーせずに破棄するリスクがあります。

また、教科指導マニュアルなどは、職員はもちろんのことアルバイト講師が持ち帰ることも多いでしょう。

こうした塾のノウハウが流出すれば、指導法を真似されるリスクもあります。

膨大なプリントの元に業務が行われる塾だからこそ、プリントアウトした用紙の管理も徹底しなければならないのです。

IT化・システム化がセキュリティ強化に繋がる

現在、時代の流れを受けて塾のIT化、システム化が進められています。

IT化やシステム化により、業務の負荷の軽減だけではなく、セキュリティ強化も可能です。

情報漏えいによる被害の未然防止にもIT化、システム化が有効な手段と言えます。

ポイントは以下の通り。

  1. 重要データをシステム上で管理してリスクを軽減
  2. セキュリティソフトのこまめな更新
  3. シンクライアント型PCも有効

重要データをシステム上で管理できればリスクは減る

ファイルやフラッシュメモリでの持ち出しは、紛失やウイルス感染等によるデータの消失や漏えいのリスクが高いです。ウイルス感染の場合は会社のPC内のデータも抜き取られてしまう恐れもあります。

社内データをハッキング等から守る手段を講じるのは、企業の責務です。

そこで現代ではシステム上の管理を行う企業は増えています。

システム上で管理を行えば、人的要因による社外への情報流出は防止可能です。

情報漏えいのほとんどは人的要因によるもののため、これを防げるのは大きなメリットでしょう。

社外からでもアクセスして閲覧できるシステムもあるので、経営者や管理者がいつでもどこでも確認することも可能です。

リスクはゼロにはできませんが、可能な限り軽減させなければなりません。

そのため、情報閲覧のしやすさを考慮しても、システム上での管理は非常に大きな恩恵が得られるといえるでしょう。

セキュリティソフトのこまめな更新

小規模、中規模な塾ではセキュリティソフトの更新を行っていない塾もあります。

サポートが終了したOSを使い続けるなど、セキュリティに対して考えが甘いのです。

一般的にソフトウェアに脆弱性が存在します。

脆弱性とは、プログラムの不具合や設計ミスなどにより発生する情報セキュリティの欠陥です。これを放置するとウイルス感染や不正アクセスなどの被害を受ける恐れがあります。

セキュリティソフトのこまめな更新は、脆弱性対策の基本です。

セキュリティソフトを提供するメーカーが修正プログラムをアップデートした場合は、迅速に処理をするようにしましょう。

更新やアップデートには時間がかかる場合もあるため、業務時間中に行ってしまうとPCが使えなくなる恐れもあります。

そのため、業務時間外で更新やアップデートを行い、業務に支障が出ないようにするのも大切です。

シンクライアント型PCも検討する

シンクライアント型PCとは、サーバーにネットワーク経由でアクセスし、サーバー内のデータやソフトウェアを使えるサービスです。

ファイルやデータを端末に保存しないため、データの持ち出しをする必要がありません。

本社、各教室、自宅とどこでも安全にデータの作成や閲覧ができるようになります。

場所を移動し、時間帯が不規則になりがちな塾講師の仕事でのデータの持ち出しはリスクが高いです。

また、職員退職時のデータ流出も防げるため、まさに一石二鳥と言えるでしょう。

リスク回避の観点からもシンクライアント型PCは非常に優れています。

PC本体の購入はもちろん、USBを介してシンクライアントを利用することもできるため、社内のPC環境によって対応しやすい点も利点です。

まとめ

近年、セキュリティ管理は企業にとって必須の対策となっています。

あらゆる業態で情報漏えいが相次ぎ、顧客の不信感が募っている現代。

ネットが流行すればするほど、これらのニーズは高まると言えるでしょう。

塾にとって、子供の身体の安全を確保するのと情報保護はもはや同等の価値があると言っても過言ではありません。

起きてしまってからでは遅い情報漏えい。

まだまだIT後発業態といえる塾業界。

ぜひ、IT化・システム化を図り、業界内で最先端のセキュリティ管理を行いましょう。

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