ビットキャンパス

グローバルナビゲーション

塾システムを比較!学習塾が選ぶべきシステムとは?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

塾向けの業務システムは、少し前までは数える程度しかありませんでした。

しかし現在では、数多くのベンダーから塾向けのシステムがリリースされ、多様なニーズを満たすようになりました。

塾にとって、「多くの選択肢から選べること」はメリットですが、「比較・検討の手間が増えること」はデメリットでもあります。

塾向けの業務システムと聞くと、どれも似たようなものと思いがちですが、実はそれぞれのシステムで意外にも機能が異なるのです。

ここでは、塾向けの業務システムを機能の面から比較し、わかりやすくまとめました。

御社のシステム選びの参考になれば幸いです。

塾向けの業務システムを一覧でおおまかに比較

塾向けの業務システムは、大規模なものから小規模なものまで合わせると、かなり多くの種類があります。

一つひとつを細かく見ていくと、システムの数が多く、機能に関しても各ベンダーで各機能の呼称が違うなど、キリがないうえに混乱してしまうでしょう。

そのため、まずはおおまかに機能について把握することが大切です。

下記の表を確認してください。

ビット
キャンパス
A社 C社 M社 E社
顧客・営業管理 ×
学習教材 × × ×
収納機能 ×
コミュニケーション
マネジメント機能 × × × △※

※カスタマイズ・別途開発が必要

現在、塾の現場でよく耳にするであろう、5社のシステムの比較ですが、こうしてみると機能にこれだけの違いがあります。

もちろん規模によっては、最低限の機能だけでも十分な塾もあるかもしれません。

ですがまずは「できること」を知っておくことが大切です。

塾システムの比較①顧客・営業管理について

顧客・営業管理は、いわゆるCRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)やSFA(セールス・フォース・オートメーション)と呼ばれる機能です。

顧客のデータを一つのデータベースで集中して管理することで、見込み客の営業管理、入塾後の生徒の学習進捗・苦手科目など、あらゆるデータを瞬時に表示します。

顧客・営業管理

まず問い合わせや体験会、説明会などで集めた顧客データに関して、最後に営業した日付や次に営業するべき期日などを管理。

システムによっては、アラート機能などを搭載しているため、営業のモレを防止し、見込み客の取りこぼしを最低限に抑えます。

もちろん家族構成なども把握しておくことで、別の兄弟へのアプローチなどにも役立てられるでしょう。

入塾後の管理

次に入塾後の管理です。

同じデータベースを使い、そのまま生徒の学習進捗の管理などに利用します。

授業がどれだけ進んだか、苦手科目はどれか、ほかに気をつけるべきことなど、塾の業務に欠かせない様々なデータを管理可能です。

たとえばビットキャンパスでは、上記の機能に加え、顧客管理において「これができたらいいのに…」と感じる、様々な支援機能が搭載されています。

塾システムの比較②学習教材

塾の学習で成績をさらに伸ばすために欠かせないのが「学習教材」のサービスです。

WEBテストやインターネットを使った問題集の提供で、生徒の学力を伸ばします。

こうした学習教材では、繰り返し学習できたり、過去の学習データを分析・活用可能。

これまでの紙媒体の学習教材とは異なる、新しい学習効果が期待できます。

塾側で生徒に合わせた教材を個別に準備する負担も減るため、生徒と塾側の双方にメリットがあるといえるでしょう。

塾システムの比較③収納機能

塾の業務の中でも、非常に労力を消費するのが、収納業務・請求業務です。

各システムで違いがあるものの、請求書の作成に必要なデータを一括まとめたり、出力したりできます。

過去にはエクセルと専用ソフトウェアを駆使し、時間をかけて処理していた業務を、限りなく自動化可能。

従業員の負担を大幅に軽減するとともに、信用に直結する請求ミスの防止にも繋がります。

たとえばビットキャンパスには、下記のような機能が搭載されています。

  1. 校舎ごとの締め処理
  2. 本部での締め処理
  3. 銀行振替データ生成
  4. 口座振替案内用紙発行
  5. 銀行振替データ受信
  6. 再請求処理
  7. 未収金管理

こうした処理が自動化されるメリットは大きいですよね。

塾システムの比較④コミュニケーション

塾内、塾外問わず、コミュニケーションは非常に大切です。

通常の汎用的なメールやメッセンジャーソフトを使ったコミュニケーションでは、効率性に限界があります。

しかし塾専用のシステムに備わるコミュニケーション機能なら、必要な時に必要な情報を、必要な媒体を通して伝達し、意思疎通ができるでしょう。

たとえばビットキャンパスなら以下の通りです。

  1. メール機能
  2. 掲示板機能
  3. 回覧板機能
  4. 面談お知らせメール機能

全体への告知や個別の告知に、細やかに対応できます。

塾システムの比較⑤マネジメント機能

マネジメントの機能は、塾に必要な様々な業務支援機能を指します。

ベンダーが提供するシステムによって異なりますが、たとえば細やかなToDo管理や座席マネジメントなどが代表的です。

こうした業務は、非常に重要なのにも関わらず、労力がかかり負担となっているのではないでしょうか。

もちろんエクセルやオンラインの無料ツールなど、汎用のソフトを駆使すれば対応可能な場合もあるでしょう。

しかし汎用のソフトでは管理に限界があります。

複数のソフトを横断して管理しなければならないことや、データの共有の問題などに起因し、こうした問題は同一のデータベースを使わなければ解決しません。

システムを比較・導入しIT化で生産性向上を

生徒数の減少や優秀な人材の確保の困難性、働き方改革などから、IT化はもはや必須の課題です。

あとは「どのシステムを選択するか」という問題ですが、ここにはどの塾も必ず迷うはず。

「機能」「実績」「評判」などをしっかりと比較し、失敗のない選択をしてください。

ぜひこの記事での機能比較も参考にしてくださいね。

ご不明点やより詳細な比較などについて知りたい場合は、お気軽に当社までお問い合わせください。

ほんの些細な質問でも構いません。お待ちしております。

 

>>塾のシステムについて詳細を問い合わる

 

また当社のシステム「ビットキャンパス」については、こちらの記事も参考にしてみてください。

 

>>ビットキャンパスとは?塾が開発した塾のためのシステムをやさしく解説

 

\ウェビナーを無料で受けてみよう/

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
078-341-9880