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塾システムは自社開発よりもASP・SaaSを選ぶべき理由

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少子化が進んでいるのに、子供一人あたりの教育費は多くなる傾向にある現在。

これは、本物の塾しか生き残れないことを意味しています。

母数が減ると、生徒一人を獲得する為にあらゆる手段を講じなければなりません。

顧客からのニーズの多様化、人材の確保、労働時間の縮小など、塾経営者に課せられる課題はとても多いです。

このような状況を改善するために、塾業界もIT化の時代を迎えました。

とはいっても、まだまだ普及率が低い実情もあります。

しかし、逆から見れば今がチャンスなのです。

ITを上手に取り入れられれば、顧客にも職員にも他塾よりもいいサービスを提供でき、安定的な経営に繋がります。

今回は、塾経営に最適な塾システムについてご紹介します。現状を変え、未来に備えることは非常に大切です。ぜひ参考にしてください。

これからは塾もシステムの導入が不可欠に

塾を取り巻く環境はとても厳しいです。

厳しい言い方になりますが、時代の流れに乗れない塾は淘汰されてしまいます。

これからは、いかに効率的に経営を行えるかが塾存続の鍵を握っていると言っても過言ではありません。

塾システムの導入が不可欠な理由の一つに、人材確保が挙げられます。

一人前の塾講師となるには、やはり時間がかかるもの。

現場で経験を積み、教え方以外にも様々なスキルを身につけ、営業活動も行えるとなると、他の職と比べて長い年月が必要です。

しかし、塾業界の新卒入社3年での離職率はトップクラス。

せっかく育った人材も、仕事が大変という理由で辞めてしまっては意味がありません。

これらも踏まえて、ポイントとなるのは、「マンパワーに頼らないこと」「いかに人手不足を解消するか」です。この2点について、詳しくお話しします。

マンパワーに頼る塾経営では淘汰される恐れが高い

塾には必ず人気講師がいますが、マンパワーに頼った経営は非常に危険です。

「人気講師となればそれだけで生徒は集まるし、教室運営もうまくいくもの」といった考えはもう通用しません。

加えて、独立などによる離職時のダメージが大きいため、頼り切りになるのは危険です。

これからは1人に頼るのではなく、社内全体のベースアップを図る時代。

1人で100人集めることは素晴らしいですが、5人で60人ずつ集める方がハードルは低いです。

そもそも人気講師はなぜ生徒を集められるのでしょうか。

授業のテクニック、生徒対応や保護者対応のうまさ、募集企画や戦略など、あらゆる面でスキル、ノウハウを身に着けているからです。

これらのスキルやノウハウを共有し、システム化してしまえば、どの教室でも一定以上の品質のサービスが与えられます。

マネジメントに求められるのは、成功事例を共有です。

0から作り上げて成功するのには時間がかかります。

しかし、成功例を社内で共有し、各自が参考にする。

これはシステムですぐに実現が可能です。

社内全体で情報共有して全体のベースアップを図ることが、これからの塾経営では大切となります。

人手不足を克服するには塾システムが必須

塾内での業務はとても多いです。

授業の準備はもちろん、座席準備、スケジューリング、掲示物作成、清掃など教室単体での業務だけでもたくさんあります。

加えて、月謝処理などの事務作業もあるので、定期テスト対策や期別講習、受験講座と重なる月は大忙しです。

かといって、人員を増やすのも容易ではありません。

そのため、人手不足に陥り、職員への負担が大きくなり、業界全体でも高い離職率に繋がっています。

これらを改善するために必要なのは、システムでの一括管理です。

システムを導入すると、職員一人ひとりへの負担は軽減します。

負担が減った分だけ、現場の授業のシュミレーションや準備に時間を使えるため、必然的に各教室のサービス向上となるのです。

悪循環はより深みにはまっていきますが、好循環は会社自体をどんどん健康にしていくもの。

システムでカバーできる点はシステムに頼り、「人」でなければ成立しない現場に職員を向かわせることが、これからの塾経営を成功に導くためには必須です。

塾システムの自社開発は現実的ではない

塾システムの導入にあたり、すでに市場に出回っているものを利用するのに抵抗を覚える方もいらっしゃいます。

しかし、塾システムを自社開発しようとすると多くの問題に直面します。

それが次の3つ。

  1. 莫大な開発コストが発生する
  2. 開発コストの回収にかなりの時間に要する
  3. 終わりのないメンテナンス

これら3点について詳しくご紹介します。

莫大な開発コストが発生する

塾システム開発には莫大なコストがかかります。

業務が細分化されているため、一つひとつのシステムを構築しなければならないからです。

  • 成績管理
  • 入退室管理
  • 座席作成
  • カリキュラム
  • 教材管理
  • 集金管理
  • テスト管理
  • 保護者対応向けシステム

このように軽く挙げただけでもかなりのコンテンツがあります。

コンテンツが増える分だけ費用がかかるため、結果として莫大な開発コストが必要となるのです。

システムを導入するために、職員の賞与をカットするなんてしたら、逆効果になのは目に見えてますよね。

かといって、一部だけをシステム化してもなかなか効果は見えにくいですし、何回もシステムを導入していたら現場の混乱を招きやすいです。

つまり、自社でシステム開発を行うには、資金力が絶対条件となるため、現実的にはとても難しいです。

開発コストの回収にはかなりの時間を要する

システム開発のコストを回収するのには、塾の場合は非常の多くの時間が必要となります。

それは、塾の売り上げは純粋に生徒単価×生徒数だからです。

1つのシステムを導入して、すぐに生徒が集まるわけではありません。

塾ではなく、自社の製品を販売する場合でもマーケティングやSNS活用などの地道な作業を行い、結果が出るのは数か月先です。

しかし、塾の場合は口コミが鍵となるため、システムを運行して1年、2年と経ってようやく生徒数増加に繋がります。

未来を見据えて現状を変えたくても、豊富な資金力がなければ自社開発はリスクが大きいです。

終わりのないメンテナンス

システム開発とメンテナンスはセットです。

軽微なものから重大なものまで、システムには不具合がなくとも定期的なメンテナンスが必要となります。

既存のシステムであれば、ある程度試験期間が設けられ、データを蓄積し、対応策が講じられているため、導入後のメンテナンスは軽微な場合が多いです。

しかし、自社開発となるとメンテナンスが長時間に及ぶ場合もあります。

業務内容が季節によって変わる塾業界では、メンテナンスによる修繕は少なくとも1年がかりになるでしょう。

その間に起きた問題を解決する為に、メンテナンスを行い、実際の現場で試験運用となるため、毎年何かしらのメンテナンスが行われていくのです。

塾という特殊な業態の場合、やはり自社開発よりも既存のシステム導入の方があらゆる面でメリットが大きいでしょう。

塾システムのベストプラクティスはASP・SaaS

自社開発におけるコスト、トラブルを考慮すると、塾システムはASP・SaaSを導入するのがベストです。

既存のシステムを導入をおすすめする理由はの3つです。

  1. 塾業界向けに特化したASP・SaaSが最適解
  2. 塾経営から集金までオールインワン
  3. メンテナンスが必要なく常に最新の状態

ほかにも理由はありますが、大きなメリットはこの3つ考えて問題ありません。

塾業界向けに特化したASP・SaaSが最適解

塾業界は他の業界に比べて業務の種類が多いです。

その分、膨大なシステムが必要になります。

そのため、塾業界に特化したシステムを導入した方が効果の実感が早く、効率も上がりやすいです。

塾業界に合わせて作成されたASP、SaaSも増えているので、自社に合ったシステムを探し、ストレスなく現場活動が行えるものを選びましょう。

塾経営から集金までオールインワン

塾業界に特化したASP、SaaSはオールインワンで非常に効率的です。

各教室の管理はもちろん、成績管理や保護者への対応、サービス強化を図れます。

募集戦略を練る、期別講習のカリキュラムを作成するといった手間と時間のかかる業務も、データに基づいて行えるため便利です。

また、現塾生の月謝管理は請求から集金・追跡まで、新入塾の初回学費も自動で算出させられます。

人手が必要な作業が、システムによってどんどん簡易化されていき、職員1人にかかる負担を軽減されていくのです。

また、各教室の状況を可視化できます。

報告能力も個人差があり、教室長の捉え方と経営者とでは大きさ差異が出て当然です。

現場で問題ないと思っていても、経営者が見たら大問題、なんてことは往々にしてあります。

これらがシステムによって可視化されたデータがあると、現場のピンチにも気づきやすくなりますよね。

そのため、先手を打った対応ができ、退塾の防止に繋がります。

メンテナンスが必要なく常に最新の状態

すでに運用されているシステムを導入すると自社メンテナンスの必要が全くありません。

アプリケーションも常に最新の状態が保持されているため、ストレスのない運用が可能です。

提供会社のメンテナンスも深夜から明け方に行われる場合が多いので、業務に支障をきたすケースも少なくなります。

職員にとって、現場の生徒のことだけを考えられる環境はまさに理想の職場です。

使いやすいASP、SaaSなら効果は2倍、3倍となるので、自社に合ったシステムを積極的に採用しましょう。

これから塾システムを導入するならビットキャンパスがおすすめ

現在、様々なASP、SaaSを中心とした塾システムがありますが、塾システムの導入をする場合はビットキャンパスがおすすめです。

塾運営の経験を基に作られたサービスで、顧客情報管理から事務作業軽減、若手の育成支援、教務・広報支援など、欲しいシステムが1つに詰まっています。

スタディーサプリと業務提携を行い、映像授業の充実化も図っているため、これから需要拡大が期待されるICTへの着手も可能です。

いいシステムは職員を活発にし、明るい教室を作り上げます。

明るい教室だからこそ、生徒も生き生きと授業に取り組み、成績向上へ繋がる。

そして口コミとなり、生徒が増え始め、安定した経営が可能になります。

塾システム導入をご検討されている方は、ぜひ一度、ビットキャンパスを覗いてみてください。資料請求もできるので、目を通すだけでも様々な情報が手に入れられますよ。

 

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