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生産性アップ!塾管理・経営システムでできることとは?

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生徒の成績を上げる、志望校に合格させる。

これは塾の使命です。

ですが現場の講師の環境を良くすることは、経営者の課題でもあります。

以前から高かった離職率に加え、働き方改革のあおりもあるため、業務管理も至上命題と言っても過言ではありません。

通常業務に加え、保護者や生徒からの要望の多様化も相まって、現場の講師にかかる負担はとても大きいといえます。

その上で、利益を出さなければならないため、不安視される経営者の方は多いでしょう。

そこで今回は、塾管理・経営システムのポイントとメリット、デメリットをまとめました。

IT分野を取り入れてシステムを充実させることで、安定的な経営が可能となります。

ぜひ参考にしてください。

塾管理・経営システムの機能①保護者・会社内のコミュニケーション

保護者とのコミュニケーションツールとして、入退室管理、指導報告書作成、クレーム対応を行えます。

教室運営において、保護者とのコミュニケーションは欠かせないものです。

保護者とのコミュニケーションが欠落していると、テストで成績が下がった、本人のやる気が見られないといった短期的に起こりうる理由でかんたんに退塾に繋がります。

日頃から保護者に安心感を与えられる体制は、塾が提供できる高い付加価値の一つです。

また、会社内のコミュニケーションツールとしては、業務日報、指導内容の共有、教室運営方針の共有などが挙げられます。

生徒個々にどういった指導をしているのか、教室運営の方針に沿っているか、業務日報など、現場の講師からの報告事項、共有事項はとても多いです。

一つひとつの仕事はさほど大きなものではありませんが、塵も積もれば山となるもの。

これらを一括で管理、運営できるメリットは大きいです。

>>選ばれる塾になるには?人気の塾に必要な要素とは

塾管理・経営システムの機能②各種業務管理機能

業務の進捗状況管理、各種作成物の簡素化、カリキュラム作成等の通常業務もシステムで管理できます。

日々の社員の業務負荷軽減も欠かせません。

教室単位で同様の業務を行っていても、生徒数の多い教室と少ない教室とでは業務量の差は大きいです。

販促物作成、掲示、成績管理、カリキュラム作成、個別指導であれば、座席や学生講師への指示・管理など、現場の講師はさまざまな業務を行っています。

特に学習塾の場合は、夏以降は夏期講習、受験講座、冬期講習、高校入試、一次募集と立て続けにイベントが重なるため、職員の負担は疲労とともに多くなりがちです。

そのため、各教室の状況に合わせて、特に生徒数の多い教室の負荷軽減を図りましょう。

人気の教室の先生が健康で、元気にいられることは、生徒や保護者からの評価も得られ、長く太い安定した基盤を作れます。

塾管理・経営システムの機能③請求・集金管理機能

システムでは各種請求、集金管理も可能です。

月謝管理、引き落とし、未収金追跡、短期講習申し込み管理、教材販売管理、入塾受付から入金も教室単位で管理している塾は多くあります。

締日が近づいてくると、アナログ方式で一覧表を教室長が一つひとつチェック。

特にイレギュラーな学費が発生する場合(各期別講習、新年度スタート時、新入塾など)は教室長の負担も大きくなります。

また、教室長に委託しておらず事務員を雇っている場合でも、最終的に現場責任者である教室長のチェックは欠かせないため、業務負荷軽減にはなりません。

システムを導入するだけでこれらの管理が一括で行えます。

忙しくない職員にとってはさほど実感はないかもしれませんが、人気のある職員や流行っている教室の担当者は大助かり。

結果的にシステムがあれば、追加で事務員を雇う人件費も節約できるため、一石二鳥です。

>>手作業からの脱却!塾の請求・入金管理をシステム化しよう

塾管理・経営システムの機能④CRM機能(顧客関係管理)

上記の内的作用だけでなく、外的な部分までケアできます。

別業界ではあたり前のように取り入れられているCRMは、塾業界でも魅力的です。

顧客情報を蓄積、管理することで地域に合わせて最適な営業をかけられます。

地域性にフィットすることは、その地で塾が反映するためには欠かせない要素です。

ですが地域の特性を知るためには、やはり長年その地にとどまっていないとわからないもの。

小さな個人経営の塾が、長年続けられている理由の1つは、地域性を理解しているからです。

ITを駆使して、過去のデータから地域の特性に合わせた営業を行うと、新規獲得や受講数の増加などが見込めます。

また、問い合わせのデータも蓄積させると、見込み客に対するアプローチや新規募集法の方向性を立てられやすいです。

>>塾がWEB集客を活用するメリットとは?低予算で始めるネットの活用

塾管理・経営システムを導入するメリット

塾管理・経営システムを導入するメリットには、次の3つが考えられます。

  1. 保護者や社内で密なコミュニケーションが取れる
  2. マンパワーに頼らない安定した塾運営を実現
  3. CRMで入塾率を高められる

もちろん他にもありますが、メリットの大きさを加味するとこの3つです。

メリット①保護者や社内で密なコミュニケーションが取れる

情報交換は塾にとっての生命線です。

これがネット上でかんたんにできる点がシステムの大きなメリットと言えます。

保護者、社内で密なコミュニケーションが取れていない場合、被害を受けるのは生徒自身です。

例えば指導の方向性。やる気の出ない子がいて、教室長が今はやさしく接しようとしていたとします。

これが保護者に伝わっていなかったら、「あの塾は頼りにならない」となる恐れがあります。

社員に伝わっておらず、別の講師が現場で担当した場合、あまりのやる気のなさに叱ってしまうことも考えられます。

今、何を目指して指導をしているのか。

「一人ひとりをよく見る」が求められる現代だからこそ、システム管理でコミュニケートを密にすると、他塾との差別化に繋がります

>>重要!塾内でのコミュニケーションの大切さ

メリット②マンパワーに頼らない安定した塾運営を実現

情報共有とともに、多くのデータを蓄積することで個人に頼らない教室運営ができます。

規模の大小に関わらず、どの塾にも必ずいるのは人気講師。

そんな人気講師は頼りになりますが、頼りきりになるのは危険です。

その講師が辞めてしまったときをイメージしてみてください。

現場の活気が減り、生徒もやる気も下がる。

成績も上がらず、クレームが増え、どんどん生徒が辞めていく未来。

それほどまでに塾とは、講師力に依存してしまう部分が大きいのです。

引継ぎもすべて完璧にできるわけではありませんし、その人気講師が独立をして同じ地域に塾を作ることもありえます。

このようなリスクを避けるためにも、マンパワーに頼らない状況を作ることは企業の繁栄には欠かせません。

メリット③CRMで入塾率を高められる

子供が一人ひとり違うように、地域や学年によっても求められるものは変わります。

新規募集獲得の際、戦略を練るために必要なのは、地域別、学年別など細部に渡る膨大なデータです。

学習塾において、生徒募集で一番力を入れるのは春の新中1、新中3、新高1でしょう。

もちろん、夏の中3、高3や定期テスト後の各学年も狙いやすいところです。

夏を過ぎたあたりから小6や高2の入塾も見込めます。

その際、毎年同じような広告を打ち出しているだけでは効果は低いです。

各学年の学力状態、ニーズに合わせて、ターゲットを定める。

これがシステムを使うとかんたんにできます。

地域や学年のニーズを理解した上で募集戦略を行えるわけですから、効果があるのはほぼ確実。

成功確率は飛躍的に高まることでしょう。

現場の講師の感覚に委ねるのではなく、客観的なデータに基づいて募集戦略を立てること。

それこそが地域に合わせた優しい指導をしている印象を与え、教室の繁栄へと繋がるのです。

>>学習塾にIT化が不可欠な理由とは?遅れるほど差がつくIT化

塾管理・経営システムを導入するデメリット

塾管理・経営システムを導入する場合、メリットだけではなくデメリットもあります。

  1. 開発の場合イニシャルコストが高い
  2. ASPサービスの場合ランニングコストがかかる
  3. 目的を持って導入しないと宝の持ち腐れに

こうしたデメリットは、それを補って余りあるメリットがあります。

デメリット①開発の場合イニシャルコストが高い

システム開発を自社で行おうとした場合、イニシャルコストが高くなります。

ピンキリですが、よりよいものにしようとするとそれだけ費用が大きいです。

これは、いくら現場の経験を積んだ講師が在籍していても変わりません。

システム開発には、IT分野に特化したプロの手が必ず必要になるからです。

ですがプロに依頼をしたからといって、必ずしもうまくいくとは限りません。

新規のシステム開発の場合は、不具合が起きる可能性が高いです。

そうなると混乱するのは現場。

職員も想定していなかったトラブルになるので、悪評に繋がる恐れがあります。

これからシステムの導入を考える場合は、システムごとの良悪を判断し、自塾にあったシステムを取り入れるようにしましょう。

デメリット②ASPサービスの場合ランニングコストがかかる

システムには、開発型意以外にも、月額料金を支払ってサービスを利用するASPサービスがあります。

ASPサービスでは、事業者が開発したベストプラクティスのシステムをそのまま利用でき、開発コストが不要です。

そのためイニシャルコストはほとんど発生しませんが、代わりにランニングコストが継続的に発生することに。

ランニングコストは、固定費を圧迫するというデメリットがありますが、アップデートがあれば自動的に適用され、継続的なサポートなどまで受けられる点が大きな魅力。

新機能なども自動的に追加されるなど、自社開発のシステムにはとても実現できないサービスが包括されています。

>>塾システムの導入による税金対策!買い切りと月額制の違い

デメリット③目的を持って導入しないと宝の持ち腐れに

塾管理・経営システムは現在、様々なコンテンツが準備されており、どのシステムも魅力を感じるものになっています。

ですがすべてのシステムが自塾にフィットするわけではありません。

システムを導入するときのポイントは、「自塾の欠点を補う」です。

多額の費用を払っても、復数の教室の運営をしている場合、コストの方が高くつきます。

これでは職員へ還元できず、離職を促す結果となるでしょう。

職員のためを思って導入したとしても、デキる社員はシステムで縛られるのが嫌な場合もあります。

人気講師を伸び伸びさせられる環境を奪ってしまう恐れもあります。

いくら素晴らしいシステムとはいえ、使い方を間違えてしまったら宝の持ち腐れです。

自塾に今、何が足りず、これからどういう方向に向かっていきたいのか。

経営者の熱い気持ちが、システムを決定するうえで必要不可欠なのです。

塾管理・経営システムまとめ

「生徒のため」という魔法の言葉で職員を動かす時代は今や過去の話です。

現場の講師を大切にする=より安定的な経営に繋がります。

そして、現場を大事にしていれば経営がうまくいく時代も終わりを告げました。

これからの時代は、塾もITを導入する時代です。

オンライン学習塾がその典型でしょう。

とはいっても、面と向かった指導を行うことも、塾には必要です。

教室の空気、クラスの雰囲気、先生の呼吸やリズム。

教え方だけで成立しないのが学習塾です。

そんな時代だからこそ、塾管理・経営システムを導入し、職員の負担を減らしながら、募集効率を上げていく必要があります。

ぜひ、自塾にあったシステムを導入し、よりよい教育を目指してみませんか?

 

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