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学習塾にIT化が不可欠な理由とは?遅れるほど差がつくIT化

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2020年に入り、急速にIT化が進んでいます。

これまでも、他業種を中心にIT化は進んでおり、学習塾は一歩後ろを歩んでいる状態でした。

しかし、コロナの影響もあり、学習塾もIT化が不可欠な時代に。

社会が大きな変革を迎えるタイミングで、この波に乗り遅れるのは致命的です。

そこで今回は、学習塾にIT化が不可欠な理由をご紹介します。

必須な理由やIT化の例、他業種も含めた現状についてもお伝えしますので、ぜひ、参考にしてください。

学習塾にIT化が必須な理由とは

学習塾にITを取り入れると、様々なメリットが生まれます。

学習塾は特に、顧客(生徒)、従業員(講師)、経営が三位一体です。

どれかがいい変化を見せると、他の部分にも作用します。

一方で、悪い変化はすべての悪化を生み出し、苦しい経営状態へと陥ってしまうもの。

学習塾にIT化が必須な理由は、以下の3つです。

  1. 生徒の成績を上げる
  2. 講師やスタッフの生産性を上げる
  3. 運営にかかる費用を削減する

他にも様々なプラスがありますが、この3つの変化が企業にもたらす影響は非常に大きいと言えます。

生徒の成績を上げるため

生徒の成績を上げるには、いい授業は絶対に必要です。

分かりやすい授業、楽しい授業は生徒の成績向上に直結します。

しかし、授業だけでは生徒の成績を上げられません。

  • やる気を与える
  • 刺激を与える
  • 達成感を与える

など、モチベーションの維持が必要です。

これらは講師の力量に左右されるもの。

しかし、塾業界の人材不足は非常に深刻です。

いい講師を見つけるのも、育成するのも非常に大変で時間がかかります。

つまり、生徒の成績を上げるために、これらをITの力を活用して行わなければならないのです。

モチベーションの維持は、発想と工夫で簡単にできます。

もちろん、昔ながらの講師と生徒の人間関係構築も必要です。

しかし、それだけではなく、現状のシステムを活用し、より効率的に生徒への動機づけができるようになっています。

また、ニーズが多様化する中で、勉強が嫌いな子も塾に通う時代です。

興味、関心を引き、勉強に入りやすくするのも、ITでシステム化されているため、これらの活用は必須と言えます。

講師やスタッフの生産性を上げるため

講師やスタッフへの業務量も非常に多い学習塾の仕事。

特に人気講師にかかる負担はとても大きいです。

通常の授業だけでなく、各種講習やテスト対策、受験対策など、一年を通して多忙を極めます。

また、このように授業だけでも大忙しな中、社員は事務作業もこなさなければなりません。

そうなると、働き過ぎにより疲労が蓄積し、生産性が下がります。

生産性が下がるとサービスの質も低下し、生徒の退塾が相次ぐ結果に。

このような悪循環を防ぐためにも、IT化は必須なのです。

1つ1つ手作業で行っていた各種業務が、システムで管理されて自動化される。

これだけで講師の負担は減り、教室単体の生産性は向上します。

生産性向上の先の、サービスの質を高めるところまで見据えて、IT化は企業の繁栄のためにも必須なのです。

運営にかかる費用を削減するため

IT導入に奥手な経営者の多くは、イニシャルコストを気にするケースが多いです。

しかし、学習塾のIT導入は、トータルで見て運営にかかる費用を大きく削減させられます。

  • 教室での授業
  • 事務作業
  • 営業活動

以上の3つが塾講師の仕事です。

どれも方向性が異なるため、あらゆるスキルが必要になります。

そのため、社員にとっては得意分野と苦手分野が生まれやすいです。

それでも仕事を終えるため、長時間残業やアルバイト講師の採用などで対応をしています。

指導力のある社員が授業に入らないと、人件費がかかるわりに、授業の質は低下し、生徒も集まらない。こんなケースも多いです。

ITの導入は、ランニングコストが安いため、1年、2年と継続させると結果的にコスト削減に繋がります。

人を雇うよりも、経済的で、正確な仕事をしてくれるシステム。

これが確立されているので、人に頼らず、収益を上げなければならない現状の学習塾にとって、IT化は必須と言えるのです。

>>もう無視できない!塾システムがこれから必要となる理由とは

学習塾のIT化の例

学習塾のIT化は、非常に多くのメリットがあります。

しかし、閉鎖的な環境にある学習塾業界では、昔ながらの方法論で運営、業務が行われているケースが多いです。

時代は変わっても、変わってはいけないものはあります。

しかし、以前の悪い体制など、変えなければいけないものも存在するのです。

ここでは、塾のIT化の例として、

  1. 生徒毎の状況の見える化
  2. 授業の割当効率化や請求・入金管理の自動化
  3. コミュニケーションの効率化

についてご紹介します。

他にも様々な実例はありますが、大きく効率化を推し進められ、変化を実感しやすいものとして、この3つを押えておきましょう。

生徒毎の学習進捗状況・理解度の見える化

個人の状況を把握しなければならない講師の仕事。

これまで、生徒個々の学習進捗状況や理解度は講師の記憶と記録に委ねられていました。

多くの生徒を抱えているため、

  • 記憶違い
  • 手作業による記録のミス
  • 認識のズレ

など、正確な管理がされているとは言えない状況ですよね。

現場の講師に委ねられているため、

  • 力のない講師の判断
  • 退職による引継ぎ
  • 生徒、保護者、経営者にとって現状が見えにくい

といった問題がありました。

これでは生徒はモチベーションが上がりませんし、保護者や経営者も評価のしようがありません。

そこでITによる見える化の促進です。

講師に負担をかけずに正確な管理ができ、生徒、保護者、講師、経営者のすべての人が見やすい環境が整います。

もちろん、機械的な判断がすべて正しいわけではありません。

現場の講師の見る力も、絶対に塾には必要です。

しかし、効率的に学習状況や理解度が見える化するのは、安心や満足が生まれやすく、大きなメリットと言えます。

授業の割当効率化や請求・入金管理の自動化

講師の抱える仕事で、時間効率が悪いのが、授業の割当、請求・入金管理です。

エクセル主体、手作業で授業の割当を行う塾は多いのではないでしょうか。

ベースがあるとは言っても、担当講師やカリキュラムの割当は時間がかかるものです。

これらが講師の業務量、就業時間の増加の理由になっているのは明白。

IT化でシステムを導入すると、自動で割当が行えるため、質の高い状態で業務量と時間を節約できます。

また、請求・入金管理もマウス1つで可能です。

各種特別講習等のプラスのコマも、一律で管理ができ、入力すれば自動で請求までできます。

さらには引落管理も自動化されるため、職員の負担は大きく軽減され、現場に向かう余裕を生み出せるのです。

請求・入金管理のために、事務員を1人雇うのにもコストがかかるため、システムで自動運用ができるのは大きなメリットと言えます。

メッセージルールによるコミュニケーションの効率化

メッセージルールの活用は、円滑なコミュニケーションを生み出します。

講師には日々、様々なメールが届きます。

  • 社長
  • 上司
  • 同僚
  • スタッフ(アルバイト)
  • 保護者

から、指示や命令、情報共有、相談など、内容の異なるメールが多いです。

これらすべてを記憶に留めておくのは至難の業ですし、社員の力量に左右されてしまいます。

メールの管理は、もはや必須の次第です。

見たいときにいつでも見られる環境を整備するのは、ビジネスマンとしても、企業としても絶対に必要になります。

社員には様々なタイプがいるので、経営者としては個に委ねない体系を整えなければなりません。

それが、社内システムの整備、ルール化の必要性となるのです。

システム一括管理で、苦手な人でもできる状態を作り出さなければならないため、これもIT化で対応し、コミュニケーションの効率化を図りましょう。

>>生産性アップ!塾管理・経営システムでできることとは?

今やIT化はすべての業種で避けられない流れに

コロナの影響を受け、時代の変化は急速かつ大きな変化を迎えました。

これまで大手を中心にIT化は進んでいましたが、2020年を機に、大小問わずすべての業種でIT化は避けられない流れになっています。

IT化が進む現状として、経営者が把握しておかなければならない事実は、

  1. どの業界でも大手はIT化済み
  2. IT化に遅れた企業ほど大手と差が開く

の2点です。

これらが致命傷となりかねない状況なので、企業の存続のためにも、IT化を推し進めましょう。

どの業界でも大手はIT化済み

大手ほどIT化が進んでいるのには様々な理由があります。

特に労働問題の点で、大手はIT化せざるを得ない状況であったと言えるでしょう。

  • 長時間残業、残業代未払いなどのブラック企業
  • 過労死問題

といった社会的な大問題となる事例が発端です。

また、現在の

  • ライフワークバランス
  • 働き方改革

により、IT化は促進し、2020年のコロナウイルスでその必要性が強まりました。

しかし、このような労働者の問題だけでなく、

  • 収益を上げるためのシステム化
  • 労働生産性の効率化
  • コストの削減
  • 部署ごとの連携効率化

など、IT化の恩恵は様々なメリットをもたらしています。

これらを時代に先駆けて行っているからこその大手と言えるでしょう。

大手と呼ばれ続けるのは、資金力があるからではありません。

重要なのは、トップの判断力です。

時代の流れを読み、いち早く取り入れたからこそ、現在も大手として第一線にいられるもの。

時代の流れが急速に変わる現代では、経営者に必須の力と言えるでしょう。

IT化に遅れた企業ほど大手と差が開いている

時代の変化に逆行して、昔ながらの方式を取っている企業は、現状は維持されていても、遠くない未来に淘汰されていきます。

今やIT化はビジネスにおいて、必須のソリューションです。

人に頼った労働力だけでは、大手に追いつくどころか差が開く一方になっています。

塾業界でも同じで、大手の取り入れているシステムは、

  • 見やすくて、わかりやすい
  • 情報が正確で速い
  • 顧客のニーズを満たしている

ととても魅力的です。

デジタルとアナログの両方を採用し、個々への対応も丁寧なため、完全に業界内でリードしていると言えるでしょう。

しかし、それだけ先を進んでいる大手でさえ、経営難に陥る時代。

IT化をしていないと、どれだけ危険な状態なのかは、お分かり頂けるでしょう。

現在は、老舗の大手が独占する時代から、

  • 他業種からの参入
  • 大手からの独立
  • FC展開

等、塾業界の中でも様々な種類に枝分かれしています。

このような時代の中で、大手に追随し、経営を安定化させるためには、IT化は避けて通れない道なのです。

>>無料の汎用ツールの限界!塾専用システムを採用すべき理由とは

生徒の集客と従業員のQOL向上のために塾のIT化を

塾が生き抜いていくためには、生徒と講師がいなければなりません。

生徒の集客には、生徒や保護者のニーズを満たすことが求められます。

また、いい講師を雇い続けるためには、職員が幸福で、充実していなければなりません。

そのためには、ITの力は活用しなければならない時代になっています。

人と人との関係性が重要な塾業界だからこそ、顧客と従業員の満足度を上げるためにIT化はもはや必須の時代です。

時代の波にうまく乗り、IT化を推し進めることが、生徒の集客と従業員のQOL向上には必要と言えます。

生徒、保護者、従業員、経営者。

学習塾はこれらが密接にかかわり合い、相互に作用しています。

それぞれに大きなメリットをもたらし、Win Winの関係を生み出すのがIT化です。

ぜひ、自塾のカラーは変えないまま、ITの力を利用して、みんなが幸せになる企業を作り上げていきましょう。

 

>>生産性アップ!塾管理・経営システムでできることとは?

 

 

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