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塾の事務作業をシステム化して生産性向上!効率化と労働環境を実現

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事務作業は過去の処理から脱却できないままだと、どうしても非効率になりがちです。

新しい方法を取り入れた場合のトラブルを恐れて「何年も処理の方法を変えていない」という塾はきっと多いのではないでしょうか。

もし何年も改革がなされていないのなら、現在の事務処理が今の塾スタイルにあっていない場合、効率の悪さから労働環境の悪化の原因となっている恐れがあります。

そこでおすすめのシステムが「BitCampus(ビットキャンパス)」というシステムです。

この記事では、BitCampus(ビットキャンパス)の紹介を交えながら、塾の事務作業が非効率になってしまっている原因、非効率ゆえに生まれる問題について解説をします。

BitCampus(ビットキャンパス)公式サイト

 

塾の事務作業がアナログな管理になっていませんか?

塾の事務作業がアナログな管理のままで、非効率的になってはいませんか?

シフト組みが紙への記入だったり、生徒のテストや宿題を全て印刷してファイリングで分類、連絡はメールのみ、などこれまでの方法から脱却できていない塾は少なくありません。

最もアナログの管理方法は、主に「エクセル管理」と「メール連絡」の2つです。

どちらも事務作業には欠かせないツールではあるものの、従来のマンパワーに頼るフローのままだと、非効率で塾の業務を滞らせる原因にもなります。

貴塾に心当たりがある場合、早急に見直す必要があるかもしれません。

データがすべてエクセルによる管理

データをすべてエクセルだけに頼る塾は意外にも多いです。

エクセルが便利なことは周知の事実ではありますが、すべてを任せるには限界があり効率を悪くします。

エクセルは売上の分析、労働時間などのデータをまとめて分析する場合、非常に長けていることは異論の余地はありません。

しかし小さなデータを毎日入力して集計しなくてはならないことや、塾外からデータなど、すべてを管理する場合は見直す必要があるでしょう。

エクセルだけに頼ると、複雑なマクロを組まない限り、入力作業が多くなるため毎日の事務作業としては非効率です。

ほかにもエクセル管理での生徒の成績、受講状況、志望校などは、情報にバラツキが出るため精度が不足します。

当然だれかが編集中の場合は、その間は編集できず、結果的に入力しないまま、という問題が習慣化されてしまうでしょう。

何度も許容しているうちに、正確な情報が入力されない中途半端な使えないファイルとなってしまうわけです。

エクセルにこだわり過ぎず、ASPサービスなど統合的な支援が得られるうえに入力の手間を省け、データの競合を防止できるシステムへの移行が必須と言えます。

連絡手段がメールのみ

かつては連絡手段として、メールは非常に優秀でした。

今でもメインとなっている企業は多く、塾の職員同士であればそれほど問題なくやりとりができていると思います。

しかし生徒から塾へ、塾側から生徒への連絡となると話は変わるはず。

レスポンスの遅さや、読まれたのかがわからない問題、コミュニケーションが簡素になりため誤解が生じるなどの問題が起きてしまいます。

もちろん職員同士の連絡でも、やり取りの文脈を把握しづらいため、効率化のためにはコミュニケーションツールを見直す必要があるでしょう。

現在では多くの企業では、メール以外のメッセンジャーを利用するケースが増えています。

塾内ではメッセンジャーツールを活用し、保護者とのやり取りには、メッセンジャーのほかに掲示板など便利なツールを使う方法が主流に。

そろそろメール以外のコミュニケーション方法を検討する時期なのかもしれません。

>>塾の管理システムを導入する3つのメリット

塾の事務作業が非効率なために発生する問題

塾で非効率が原因で起こる問題は、「入力漏れ」「入力ミス」など非生産的なものがほとんどです。

このような問題を実際に体感している人も多いのではないでしょうか。

無理によるミスや漏れの多発

無理に古いシステムばかりに依存していると、事務作業を行うすべての人に負担がかかり、ミスや入力漏れなどにつながってしまいます。

はたから見たら「なんでこんなミスを?」と思うようなミスも、じつは気づかないうちに無理をさせている場合もあるのです。

事務員の負担を減らすシステムを採用できれば、入力を減らして時間の短縮、ストレスの軽減、業務の円滑化を期待できます。

事務作業のミスや漏れが多発している塾は、システムやフローの見直しが必要なのかもしれません。

ミスや漏れを見つけて修正するための無駄

ミスがあると場所を特定したり、漏れがないかを確認して修正する手間がかかります。

とても非効率的で労働時間の無駄であることに間違いはありません。

ほかにも以下のような実験結果も知られています。

ミスによって叱られると、人は処理能力が約61%、創造性が約58%低下。

また本人ではなくても、叱られている姿を見た人も処理能力が約25%、創造性が約45%下がると科学的に検証された事例もあります。

余計なミスがなくなれば、職場の雰囲気の改善と生産性の向上につながるでしょう。

システムが万全の状態であっても、注意不足によって起こってしまうミスを完全に防止するのはむずかしいものです。

ですができるだけ手入力による負担を減らせるシステムに切り替えれば、かなりのミスを予防できる可能性があります。

生産的な仕事をする時間の低下

本来であれば、人はできるだけ生産的な仕事にリソースを費やすべきです。

たとえ事務員であっても、非効率になっている箇所の確認や、ほかの部門で発生している箇所を見つけることなど、生産的な仕事はいくらでも存在するもの。

ですが効率が悪くなると、ひとつの作業に費やす時間が長くなり、生産性が落ちてしまい、こうした生産的な仕事に費やす時間は減ってしまいます。

事務の効率が落ちることで、企業全体の生産性に影響している点を理解しておくべきです。

またこうした問題は、もはや根性論だけで解決できるものではありません。

人の努力だけで改善できることには限界があるため、IT化・システムが必須なのです。

>>学習塾にIT化が不可欠な理由とは?遅れるほど差がつくIT化

塾の事務作業を効率化するシステムとは

塾の事務作業を効率化して、今よりもっと生産性をあげたいと思っている経営者の方がほとんどだと思います。

しかし、実際にどすれば効率化できるのかが分からないから困っているのではないでしょうか。

塾の事務作業を効率化するには、塾の専用システムの導入が最も最適です。

専用システムの導入で、塾の運営や生徒管理、保護者とのコミュニケーション、さらには集金管理など、あらゆる塾の事務作業を効率化できます。

「うちは規模が小さいから関係ないかな…」

こうした考えを持っている経営者の方もいるかもしれません。

しかし規模が小さいからこそ、マンパワーに頼らずシステムを活用し、効率化する余地があるとも言えるのです。

汎用なシステムより専用のシステムを

システムにはたくさんの種類がありますが、どんな業種でも利用できる汎用的なシステムよりも、塾に特化したシステムをおすすめします。

たとえば一般的なグループウェアなど、どの業種などでも広く使えるシステムに頼ってばかりいませんか。

汎用なシステムは、なんとなく幅広く使えるから便利という考え方は、少し変えたほうがよいでしょう。

ご存知の通り、塾業界はやや特殊な業界ゆえに、やはり専門のシステムでなければ本当の意味でのシステム化は果たせないのです。

生徒の入塾・退塾の管理、生徒の成績管理、塾の費用請求の管理、指導の時間割の管理などは、専門のシステムでなければまず対応できません。

>>無料の汎用ツールの限界!塾専用システムを採用すべき理由とは

BitCampus(ビットキャンパス)なら塾の事務作業から運営管理まで対応

これから塾のシステム化を考えているのなら「BitCampus(ビットキャンパス)」を検討されてみてはいかがでしょうか。

BitCampus(ビットキャンパス)では、情報の一元管理だけでなく、講師と生徒の時間割管理、指導や面談内容の管理、授業内容や入退塾の保護者連絡メールや専用のアプリがあり、塾のためだけに練り込まれた総合的なシステムです。

ほかのシステムとは違い、塾を運営する企業が、多くの問題に直面しながら、その解決のために試行錯誤を重ねて開発されました。

BitCampus(ビットキャンパス)であれば、どのような塾のシステム化にも対応できるため、ぜひ知っておいてください。

 

>>塾のためのシステム「ビットキャンパス」公式サイトはこちら

 

 

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