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ビットキャンパスとは?塾が開発した塾のためのシステムをやさしく解説

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システムを導入しないといけない本当の理由は何でしょうか?

塾の最大のミッションは「生徒の成績を上げること」ですが、様々なデジタル教材やシステム、AI等を導入して成績が上がるのであれば、塾は苦労しません。

どんなICT教材やシステムを導入しても、生徒や先生側に「意欲」がないと活用されません。

  • 勉強にやる気が出ない
  • 勉強する習慣がない
  • 入力が面倒くさい

など、意欲や意識に関わるところが一番難しいのです。

「そういう人間的な部分に時間と労力を割けるようICT化で効率化しないといけません」とは、システム業界でよく使われる売り文句です。

ただ学習塾の現場からすれば、すでにでき得る効率化はしているわけです。

効率的な仕事の仕方、効率的なエクセル管理、効率的な無料クラウドツール活用等、効率化に向けて様々な取組みをしています。

そして作業が大変ではあっても、それでも仕事は回るわけで…、つまり「困っていない」というのが本音でしょう。

ではなぜ、システム化が必要なのでしょうか?

それは、情報が「連係」することで新たな価値やサービスを生み出すからです。

例えば、時間割作成だけならエクセルで十分です。

一方で時間割を作成すると、生徒・保護者のスマホアプリスケジュールに自動で授業予定が書き込まれるとどうでしょう。

生徒や保護者の利便性は格段にアップし、新たな付加価値を生むことになります。

新たな価値やサービスが生まれれば、現場の先生はそれに合わせて動かざるを得ません。

動いているうちにやる気が出るわけで、やる気があるから動くわけではないのと同じように、

業務をICT化したから意欲が生まれるのではなく、導入した環境や行動が変わるから、意欲に変化が出てくるのです。

ビットキャンパスは、学習塾が開発したシステムです。

情報を「連係」させることで新たなサービスや付加価値を生むよう設計されています。

この記事では、そんなビットキャンパスについて、塾の悩みの視点からやさしく解説をします。

あなたの塾、こんなことで悩んではいませんか?

突然ではありますが、御社はこんな悩みを抱えてはいませんか?

  • 成績情報が活用できていない(点数は記録しているが・・)
  • 生徒の授業理解度を細かく把握できていない
  • 情報がバラバラで必要な情報がすぐに出てこない
  • 個別指導の講習会時間割が量が多くて大変
  • 営業の状況が見えず入塾率も低い
  • 塾内のコミュニケーションがうまくいかない
  • 保護者とのコミュニケーションがうまくいかない
  • 請求業務があまりにも大変で時間を取られている

「売上を上げなければいけないが、人手が足りないし、そもそも今の人材を定着させることすら難しい。

それだけではなく、最近では講師間でも実力差があり、特定の人材に頼った運営だが、このままでいいのだろうか。」

一例を記しましたが、おそらく多くの塾が、こうした悩みを抱えているのではないでしょうか。

実際に塾業界は、さまざまな業界の中でも、とりわけ「生産性が低い」と言われています。

これはひとえに、業界全体が合理化・効率化に取り組み遅れた結果だといえるのではないでしょうか。

塾の生産性が高まらなければ、優秀な人材は他業界へと流れ、企業が成長できなくなります。

それだけではなく、子どもたちが優れた教育サービスを受ける機会を失うことと同義でもあるのです。

こうした悩みを解決するために欠かせないものが、IT化・システム化なのではないでしょうか。

ビットキャンパスなら塾の悩みのほとんどを解決できます!

塾が抱える数多くの悩みですが、ビットキャンパスであれば、そのほとんどを支援・解決できます。

なぜなら、ビットキャンパスを開発したのは塾であり、御社と同じ悩みを抱え、その一つずつに対して、システムによる解決を目指したからです。

だからこそ、生徒の成績と苦手分野の詳細な把握、日々の業務の負担軽減、営業の進捗管理、塾内や保護者とのコミュニケーションなど、現場で本当に求められるものを実現できました。

全国で130,000人以上の利用者がおり、今でも年々増加中。「本当に現場で使える」と高い評価を得ています。

「ビットキャンパスがない時代の運営には戻れない」という、ありがたい言葉をいただく機会も少なくありません。

業務に使う全てのデータを一元管理可能

ビットキャンパスでは、あらゆるデータを一元管理します。

問い合わせから営業、入塾、授業、請求など、あらゆるアプリケーションに紐付くデータを一元的に管理します。

これまでは、簡易的な顧客管理ツールやEXCELなどで、顧客データなどを管理されていた塾も、多いのではないでしょうか。

そのため、使用するアプリケーションや目的のプロジェクトごとに、使用されるデータが異なっていたはずです。

その結果、何度も入力を転記したりミスが生じたりと、想像以上に管理が煩雑になっていたのではないでしょうか。

しかし、ビットキャンパスでは、一つのデータをすべてのアプリケーションで共通化し、全社で共有できることから、管理コストを大幅に削減可能。

データの漏れや時間の無駄もなくなり、営業精度やサービス品質の向上、労働環境の改善にも大きく貢献します。

たかがデータ管理ですが、されどデータ管理。データをまとめて管理できるメリットは計り知れません。

 

 

業務の標準化を促進して属人的な業務から脱却

塾での業務をマニュアル化・標準化している企業は多いでしょう。

ただし、システムを活用せず、アナログデータを利用しなければならない場合や、手作業が発生する場合では、必ずどこかで属人化が発生します。

その結果として、人によって業務品質にばらつきが生じ、特定の人材に頼ることになりかねません。

ビットキャンパスでは、授業の割当から生徒の授業進捗や苦手分野の把握、日々の業務のタスク管理まで、すべて瞬時に把握できます。

そのため、すべての講師が、ある程度の均質な業務・授業をこなせるのです。

業務品質が安定すれば、特定の人材だけに頼る必要は減り、サービス品質の向上だけでなく、負担の軽減による労働環境の改善にも繋がります。

営業の状況が全て見える化!アプローチ漏れを防止

ビットキャンパスなら、営業の進捗はすべて見える化するので、アプローチの漏れがなくなります。

問い合わせや説明会など、入塾につながるイベント・販促企画はさまざまです。

その度に異なる管理表に入力し、情報が断片化するために、営業やフォローが行き届かない状態となってはいませんか?

しっかり営業やフォローをすれば、入塾に繋がった家庭も、営業の進捗管理ができていない、という理由だけで失客している恐れは十分にあります。

もちろん従来の顧客管理システムやEXCELでも、かなり気を使えばなんとか進捗管理は可能でしょう。

ですが何かが変わる度に時間をかけてメンテナンスし、常に正確な状態を保つのは現実的ではありません。

塾内・保護者とのコミュニケーションもスムーズに

ビットキャンパスを活用すれば、塾内のコミュニケーションの活性化や、保護者とのリアルタイムなコミュニケーションを実現できます。

たくさんの情報量を一回でやり取りするよりも、小さな情報を何度もやり取りする方が、単純接触効果によって信頼関係が生まれるものです。

また塾の進捗具合や注目のニュースなども、全保護者と瞬時に共有可能。これは専用システムだからこそ実現できること。

メールや電話、汎用のメッセンジャーでも、コミュニケーションは可能ですが、やはり漏れや行き違いが生じやすくなります。

やはり塾に関しては、専用のコミュニケーション手段がある方が、間違いなく保護者からも喜ばれるでしょう。

煩わしい収納業務がミスなく即時に処理可能

オプションとはなりますが、ビットキャンパスでは収納業務の支援システムも搭載しています。

保護者への収納業務は、経理面でかなりの負担となる業務です。

ですがビットキャンパスなら、収納業務についてもわずかな操作で瞬時に出力可能。

収納業務の負担が解消されることで、本来やらなければならない業務へ、リソースを再配分できます。

 

 

ビットキャンパスとは?特徴や機能を解説

ビットキャンパスとは、何度かお伝えした通り、塾が塾のために開発した専用のシステムです。

何年もの時間をかけて、自社での運用、そして現場の声を常に反映させながら改良を重ねてきた、他にはないシステムだと言えます。

その特徴は、一行で言い表すなら「塾業務の全てをワンストップで対応可能である」ということ。

システム化が可能な業務は、そのほとんどをビットキャンパスだけで対応できます。

通常であれば、業務システムは業務システム、コミュニケーションツールはコミュニケーションツール、請求業務は〜という具合に、アプリケーションは、用途によって分かれています。

ですがビットキャンパスは、その全てを一つのデータで管理しており、探す手間や管理のコストの削減を実現したのです。

現在のところ、ビットキャンパスほど、かゆいところに手が届くシステムはまだありません。

ASP型なので手軽に導入可能

ビットキャンパスは、ASPタイプであるため、今あるPCやタブレット、スマホなどでそのまますぐに利用できます。

また大掛かりな設置作業なども一切必要ありませんから、導入費用もあまりかからず、手軽に導入が可能です。

「システム」と聞くと、大規模なサーバーを自社に設置する、大掛かりな導入を想像する方もいるかもしれません。

しかしASPタイプであれば、Google ChromeやMicrosoft Internet Explorer、Edgeなど、インターネットブラウザだけで軽快に動作します。

常に最新の状態かつ最新の機能を利用可能

ASPタイプのシステムは、当社がクラウド上に管理している、サーバーでサービスを提供しています。

つまり当社がつねにメンテナンスをしているため、いつも最新のバージョンで利用できるとともに、不具合の修正や新機能の追加などにもリアルタイムで反映。

最新の状態で利用できる点は、セキュリティの面でも、とても安心だと言えるでしょう。

塾の授業支援機能

ビットキャンパスは、生徒の授業や家庭学習の状況を、全て数値で把握できます。

つまり、授業の進捗状況だけではなく、生徒の苦手分野や克服しなければならない課題も、システム上でひと目で理解できるということ。

もちろん保護者との共有も可能です。

講師の感覚やセンスではなく、数値的根拠を元にした指導が誰にでもできるため、サービス品質が向上・安定します。

  1. 多数の生徒をモレ・ムリ・ムラなく注視
  2. マネージャーに注意される前に講師自身で対応
  3. 生徒の動機づけに直結し成績が向上
  4. サービス品質が向上し保護者からの信頼を得る
  5. 講師のモチベーション維持に寄与

講師が自ら能動的にアクションでき、それが自信に繋がるだけでなく、特定の講師に依存する属人化の防止にもなるでしょう。

ビットキャンパスは、このようなプラスのサイクルを生み出す、塾の運営に貢献します。

時間割・座席配当など塾のバックオフィス業務支援機能

ビットキャンパスは、時間割・座席配当などのバックオフィス業務を強力に支援します。

授業が割り当てられていない生徒をひと目で見つけられ、モレやバッティングを防止。

もちろんシステム上で、誰でもかんたんに時間割・座席配当ができ、ミスを大幅に減らせるでしょう。

ほかにも、生徒や保護者への対応を含めて、タスク・プロジェクト管理も、ビットキャンパスでまとめて可能。

対応予定日などを設定することで、期日を過ぎたタスクをアラートで通知するなど、うっかりミスを防止できます。

バックオフィス業務は、大切でありつつも、直接的な利益を生み出さない仕事かつ、講師の負担となりやすいものでした。

こうしたバックオフィス業務の負担から解放されることで、講師は生徒への指導という、最も重要な業務にリソースを集中できるでしょう。

講師の労働環境の改善・働き方改革にも貢献します。

 

>>【関連記事】個別指導、講習会の座席運営が煩雑なので効率化したい

 

 

営業管理・顧客関係管理(CRM)機能

ビットキャンパスは、顧客情報のデータと進捗について、営業の段階から入塾後まで、すべてを一元化するCRM機能を搭載。

  • チラシ
  • DM
  • HP
  • 紹介
  • イベント

など、異なるチャネルから獲得した見込客(リード)を、ひとつの管理画面の中で管理するだけでなく、全社で共有可能です。

さらにその次のアクションの入力と期日の設定ができ、期日を過ぎた場合は通知。

全員で案件をフォローし合う体制が構築でき、ヒューマンエラーによる失客を予防可能です。

このように、営業の「見える化」を図り、案件管理はもとより、秀逸なノウハウの共有を支援します。

  1. 見込客は足りているか
  2. ステイタス間の歩留まり
  3. ステイタス間のスピード

細やかな営業データと、次に取るべき行動のデータを活用し、取りこぼしなく入塾率を向上させましょう。

もちろん顧客データは、入塾後にもそのまま引き継げるために、事務手続きの簡素化にも役立ちます。

 

>>【関連記事】問合せ後の対応状況を把握し、入塾率を上げたい。

 

塾のコミュニケーション支援機能

塾の仕事は過密気味となることが多く、さまざまな理由でコミュニケーションが不足しがちです。

講師間でのコミュニケーションと、塾・講師と保護者とのコミュニケーションの両方で、問題を抱える塾は多いのではないでしょうか。

「講師間のコミュニケーションでは、連絡事項だけでなく、塾の理念や方針についての合意形成が重要です。

例えば、塾を休みたいと連絡してきた生徒にどう対応するのか、すぐにOKとするのか、理由を聞いた上で判断するのか、塾の理念や方針が講師間で共有されていないと、講師によって生徒への対応が変わり、塾の特徴が薄れてしまいます。

メールのように連絡するだけでなく、受信確認と講師の意見を同時に吸い上げ、講師間で共有する仕組みが重要です。

そのような時には、ビットキャンパスの「回覧板機能」を活用できます。

また、保護者とのコミュニケーションでは、電話に出られない時間などですれ違いを生んだり、最新の情報が月一回の案内物でしか共有できない等の問題があります。

ビットキャンパスのスマホアプリでは、以下の機能を利用できます。

  • メール
  • 掲示板
  • 回覧板
  • スケジュール

こうしたアプリの機能を活用することで、リアルタイムなコミュニケーションが可能です。

こうした細やかなコミュニケーションにより接触回数が増えるため、保護者との厚い信頼関係を構築できます。

 

>>【関連記事】生徒の様子や学習進捗を保護者と共有したい

 

 

収納管理機能

ビットキャンパスは、オプションとして収納管理機能を利用できます。

特徴とメリットは以下の通り。

  1. 数字を扱わないからミスがない
  2. 誰でもできる
  3. 収納管理機能導入で請求入金連携処理

このように処理業務にかかる負担と時間を大幅に軽減します。

収納管理機能の具体的な流れは下記の通りです。

▼ビットキャンパスEX

①校舎締め

  • 申込情報の登録
  • 集計・確認・変更処理
  • 校舎締処理

②本部締め

  • 各校舎締状況確認
  • 最終締処理
  • 請求データ出力

③請求業務

  • 銀行振替データ生成
  • 口座振替案内用紙発行

④入金業務

  • 銀行振替データ受信
  • 再請求処理
  • 未収金管理

 

>>【関連記事】請求事務を効率化したい

 

ビットキャンパスの料金は高い?

ビットキャンパスは、塾業務のシステム化の中で、可能なタスクのほとんどをシステム化できます。

こうした多機能であることから、料金について高いと思われている方は多いでしょう。

しかしシステム化によって、削減できるコストをふまえると、決して高いとは言えないのではないでしょうか。

また資産計上が必要な、買い切りのオンプレミス型のシステムとは異なり、ASPタイプは償却資産ではないため、全額経費計上できます。

さらにオフバランスであるため、会計上は資産に計上されず、財務諸表上で優位な点もあります。

具体的な価格については、お気軽に当社へお問い合わせくださいませ。お問い合わせだけでも構いません。

 

 

ビットキャンパスは体験できる?

当社では、ビットキャンパスのデモによる、テストサービスを提供しています。

ほかにもウェビナーなどの開催で、詳細な情報提供・提案を通年で実施中。

御社の状況に合わせて、デモの実施を致しますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。

 

>>ビットキャンパスの無料体験版申し込みはこちら

 

【まとめ】ビットキャンパスなら塾の多くの悩みを解決できる!

ご紹介の通り、ビットキャンパスは、塾が抱える多くの悩みを解決できる、これからの時代にマッチした塾専用のシステムです。

塾が塾のために、現場でテストを繰り返して開発したシステムですから、一般的なシステムベンダーが開発したものとは一線を画します。

ご利用いただければ、きっと御社でも手放せなくなる心強い存在となるはず。

現在すでに長年ご利用いただいている全国のお客様が、一様に「手放せない」と話していることが何よりの証明です。

  • 属人化からの解放
  • 売上と生産性の向上
  • 労働環境の改善

システム化により、上記のような課題の解決を考えているのであれば、ぜひ当社へビットキャンパスについてお問い合わせください。

 

>>ビットキャンパスについてのお問い合わせはこちら

 

 

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